A Microsoft anunciou que à partir do dia 01 de novembro de 2020 encerrará o atendimento de suporte para o workflow do SharePoint 2010, no SharePoint Online.

Abaixo temos maiores informações sobre o plano e prazos da Microsoft para o encerramento dessa atividade.

Além disso, temos alguns esclarecimentos sobre dúvidas referentes ao término deste suporte.

Prazos e Recomendações

De acordo com as informações da Microsoft, desde o dia 01 de agosto de 2020 o workflow do SharePoint já foi retirado para os Tenants que haviam sido criados há pouco tempo, sendo que à partir de 01 de novembro de 2020 a capacidade para rodar ou criar workflows para os Tenants já existentes será removida.

Para manter a conectividade e funcionalidade dos workflows do Sharepoint 2010 que já estão em uso pela empresa, a Microsoft recomenda a migração para o Power Automate para que não haja impacto em qualquer processo de negócio que utilize o workflow.

O Power Automate foi desenvolvido pela Microsoft para conectar todos os serviços do Microsoft 365 e também para permitir a criação de workflows personalizados para sua empresa.

Como verificar a versão do workflow ?

Para verificar se a sua empresa utiliza o workflow do Sharepoint 2010, ou mesmo para planejar a migração para o Power Automate, a Microsoft recomenda a utilização de uma ferramenta chamada Scanner de Modernização do Sharepoint (SharePoint Modernization Scanner) para verificar a versão dos workflows utilizados no Tenant. Esta ferramenta irá gerar um relatório dos workflows utilizados no Sharepoint permitindo a análise dos seguintes dados:

• Verificação do “legado” de workflows do SharePoint 2010 e SharePoint 2013;
• Análise de sites e listas que utilizam os workflows.
• Análise e pontuação do Power Automate.

Esta análise, tem como objetivo indicar se os workflows que foram detectados poderão ser atualizados com sucesso para o Workflow do Power Automate;

Com a utilização das informações do site e do relatório de workflows, os administradores do Tenant poderão comunicar aos usuários, elaborar um plano de migração para terem o mínimo de impacto ou interrupção nos processos de negócios.

E como fica o suporte para o Workflow do SharePoint 2013?

No caso dos workflows do SharePoint 2013, o suporte da Microsoft será mantido, porém sem priorização nos atendimentos. Neste caso, mesmo contando com o suporte da Microsoft, é recomendado que também seja feita a migração para o Power Automate. Caso a empresa tenha interesse em mudar para outra solução que não seja o Power Automate, a Microsoft permite, desde que a solução tenha suporte e seja do Programa de parceiros de aplicativos empresariais do Microsoft 365 (Microsoft 365 Business Apps Partner Program).

Os workflows do SharePoint 2013 serão desativados por padrão para os novos Tenants à partir de novembro de 2020.

A Microsoft irá fornecer um script em PowerShell para permitir que as empresas ativem no Tenant o workflow baseado no Sharepoint 2013.

E como ficam as licenças para uso do Power Automate ?

Não será necessário a aquisição de novas licenças, pois todas as licenças do Microsoft 365 já incluem o uso do Power Plataform para personalização e utilização dos aplicativos do Microsoft 365 incluindo o Power Automate e Power Apps.

E como fica o suporte para o workflow do SharePoint Server 2010 e SharePoint Server 2013 ?

Os workflows baseados no SharePoint Server 2010 e SharePoint Server 2013 continuarão a ter suporte da Microsoft para SharePoint On premise 2016 e do SharePoint Server 2019 até o ano de 2026.

Haverá alguma alteração para o SharePoint Designer 2013 ?

A criação dos workflows do SharePoint 2010 com o SharePoint Online usando o SharePoint Designer 2013 será desativada para qualquer Tenant à partir de novembro de 2020. O SharePoint Designer 2013 funcionará com o SharePoint Server 2019 até o restante do ciclo de suporte da empresa no máximo até o ano de 2026. Após esta data o SharePoint Designer 2013 não terá mais suporte da Microsoft.

Para maiores informações sobre o fim do suporte ao workFlow do SharePoint 2010 ou conhecer mais sobre o PPM, Microsoft Project Online ou como otimizar a gestão dos projetos de sua empresa, entre em contato conosco.

Referência:

• Support update for SharePoint 2010 workflows in Microsoft 365

Para que a sua empresa possa planejar, gerenciar, administrar, priorizar e ter uma visão geral dos projetos e programas, é fundamental implementar uma solução PPM (Project and Portfolio Management).

Neste artigo, não faremos um comparativo entre as principais ferramentas do mercado, mas abordaremos os principais pontos que a sua empresa deve levar em consideração para a escolha do melhor PPM disponível no mercado.

Cinco pontos para serem considerados:

Sabemos que para a administração efetiva do portfólio de projetos de sua organização, a escolha da ferramenta de PPM deve atender as necessidades atuais e preferencialmente atender a demandas futuras da empresa.

• Facilidade de navegação: A ferramenta deve ser fácil e simples de ser manuseada para que as informações possam ser acessadas de forma rápida e sem complicações, facilitando a navegação do usuário.
• Praticidade: Os dados devem estar disponíveis de forma prática, facilitando a visualização das informações e análise dos dados.
• Possibilidade de customizações / integrações: Muitas vezes é preciso customizar ou integrar os dados para que o PPM traga informações que não estão disponíveis na ferramenta nativa. O PPM deve permitir customizações com sistemas legados ou integrações com outros sistemas utilizados pela empresa.
• Investimento: Apesar do valor agregado que uma solução PPM possibilita para a empresa, deve-se avaliar o valor do investimento para a aquisição do PPM. Nem sempre o software mais caro será o melhor ou o mais adequado para a sua necessidade.
• Confiabilidade e Suporte Técnico: Confiança é uma palavra chave quando falamos na aquisição do PPM. Contar com o suporte de uma empresa reconhecida pode fazer toda a diferença para que você obtenha sucesso ao escolher o melhor PPM para a sua organização.

Sabemos que, dependendo do ramo de atividade ou características dos projetos, existem outros itens que a sua empresa terá que avaliar, mas basicamente considerando os itens acima a sua empresa poderá analisar e escolher a melhor solução PPM de acordo com a sua necessidade.

Características e Funcionalidades do PPM

Além disso, para ajudar em sua decisão, recomendamos que o software de sua escolha contemple as seguintes características e funcionalidades:

• Visualização do portfólio de projetos;
• Análise da capacidade de recursos;
• Visualização de informações financeiras dos projetos;
• Visualização da quantidade de horas / trabalho a ser executado;
• Visualização do status das tarefas do projeto;

A MLPro é especialista em soluções PPM sendo certificada com a competência GOLD Partner Microsoft, possuindo o nível mais alto de associação de competências que uma empresa pode obter dentro do programa de parcerias da Microsoft. Isto garante um nível mais elevado de confiança, credibilidade e segurança para a sua empresa.

A MLPro atua nas etapas de implementação do PPM, Project Server, SharePoint e Project Online, nos processos de:

• Instalação e Parametrização;
• Consultoria;
• Treinamentos;
• Customização e Integração;
• Suporte Técnico e Melhorias;

Com a implementação do PPM, você terá uma visão geral de todos os projetos, facilitando e otimizando a gestão dos projetos estratégicos de sua empresa.

Para atender a esta necessidade, a MLPro desenvolve relatórios de Dashboard de Portfólio para que a sua empresa tenha acesso as informações de maneira prática e ágil facilitando a análise dos dados para as tomadas de decisões.

Para saber mais sobre a implementação do PPM, Microsoft Project Online ou como otimizar a gestão dos projetos da sua empresa, entre em contato conosco.

Apesar do conceito e benefícios do gerenciamento de projetos já estarem amplamente difundidos nas empresas, algumas pessoas ainda misturam e confundem os conceitos de gerenciamento de projetos e gerenciamento de portfólio de projetos.

Para esclarecer eventuais dúvidas, neste artigo traremos as definições e características de cada um dos tipos de gerenciamentos citados acima.

O que significa a sigla PPM ?

O PPM é a sigla para Project and Portfólio Management, ou seja, gerenciamento de Projetos e Portfólio.

O PPM é um conjunto de projetos, programas e operações gerenciadas em grupo para alcançar objetivos estratégicos para gerar uma visão consolidada dos projetos.

Quando falamos de um único projeto, podemos considerar que não há grande dificuldade para analisar as informações dos indicadores do projeto, mas e quando temos muitos projetos sendo executados simultaneamente?

Neste caso, o nível de complexidade para realizar a gestão dos indicadores aumenta pois estamos falando de um conjunto de projetos com diversos indicadores. Para facilitar a gestão das informações dos projetos , surgiu o conceito de PPM.

Podemos ter diversos projetos sendo executados em paralelo, sendo que todos eles estão relacionados com o mesmo objetivo estratégico da empresa.

Quando falamos de PPM, podemos considerar que estamos com a atenção principal voltada para atender a necessidade da organização a longo prazo, e com isso, conseguimos selecionar e implementar os projetos que estejam mais alinhados com o objetivo estratégico da empresa.

Existem definições diferentes para o PPM sendo que podemos citar:

• sistema centralizado para gerenciamento de projetos;
• processo de agendamento, priorização e orçamento de múltiplos projetos;
• ponte entre estratégia e implementação;
• forma de analisar e identificar o retorno financeiro dos projetos;
• sistema para melhorar a gestão das informações dos projetos;
• ferramenta para melhorar a competitividade da empresa, permitindo transformar objetivos estratégicos em projetos;

Podemos considerar como atividades da gestão de portfólio de projetos:

• Administrar os recursos;
• Selecionar e priorizar projetos;
• Supervisionar projetos;
• Antecipar tendências;
• Comunicar os resultados às partes interessadas;
• Fazer intervenções/correções em projetos;

Por quê implementar o PPM?

A utilização de um sistema centralizado e visualização de todos os projetos da empresa, permitirá que os responsáveis organizem, implementem e priorizem os projetos de acordo com os objetivos estratégicos da empresa.

Além disso, talvez a sua empresa esteja passando ou passou por uma das situações listadas abaixo:

• Houve um aumento na quantidade de projetos e eles precisam ser analisados e priorizados.
• Evolução na gestão dos projetos para evitar que os erros cometidos no passado voltem a acontecer.
• Melhorar e facilitar a visão geral dos projetos para que os diretores possam tomar melhores decisões.
• Superalocação dos gerentes de projetos;
• Necessidade de melhorar a gestão financeira dos projetos;

Com a implementação do PPM,você terá uma visão geral de todos os projetos, facilitando e otimizando a gestão dos projetos estratégicos de sua empresa.

Para atender a esta necessidade, a MLPro desenvolve relatórios de Dashboard de Portfólio para que a sua empresa tenha acesso as informações de maneira prática e ágil facilitando a análise dos dados para as tomadas de decisões.

Entendendo o Gerenciamento de Projetos

O gerenciamento de projetos pode ser definido como o planejamento, organização, direção e controle dos recursos organizacionais num dado empreendimento, levando-se em conta o tempo, custo e desempenho estimados.

Através da gestão dos projetos, busca-se garantir que as tarefas sejam executadas de acordo com o planejamento inicial. No caso de eventuais desvios, o gerenciamento de projetos permite que as ações corretivas sejam tomadas para que estes desvios não comprometam o projeto.

A gestão dos projetos basicamente está relacionada ao cotidiano dos projetos, ou seja, com a execução das tarefas, alocação de recursos e trabalho realizado.

Definindo o que são projetos

De acordo com o PMBOK, projeto “é um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo”.

Os projetos são divididos em fases, sendo que cada fase contém os grupos de processos abaixo:

• Iniciação;
• Planejamento;
• Execução;
• Monitoramento e Controle;
• Encerramento;

Vale ressaltar que em cada uma das fases do projeto, existem processos de gerenciamento de projetos que possuem uma função específica e a execução desses processos podem garantir o sucesso na implementação dos projetos

Dentro dos projetos, teremos basicamente as datas de início e conclusão das tarefas, o trabalho a ser realizado e os recursos responsáveis pela execução das atividades.

Para saber mais sobre a implementação do PPM, Microsoft Project Online ou como otimizar a gestão dos projetos de sua empresa, entre em contato conosco.