Recentemente a Microsoft anunciou a possibilidade de visualização em Guias do Project for the Web e do Roadmap para Microsoft Teams. Com isso, os usuários do Microsoft Teams poderão contar com algumas funções básicas do Project for the Web e do Roadmap dentro aplicativo. Desta forma, o gerenciamento, rastreamento e colaboração nos projetos poderão ser realizados em um único lugar, simplificando e integrando a navegação para a equipe do projeto.

Neste artigo, demonstraremos como os membros da equipe de projetos podem habilitar, criar projetos e roadmaps utilizando os aplicativos Project e Roadmap através do Microsoft Teams.

Incluindo a guia de Project e Roadmap

O Primeiro passo é selecionar o canal e incluir as guias para acessar os aplicativos. Para isto, basta selecionar o canal da sua equipe e depois clicar para adicionar uma guia conforme tela abaixo:

Em seguida será exibida uma tela com os aplicativos mais recentes que foram utilizados:

Caso o Project não esteja visível, basta procurá-lo na lista de aplicativos ou digitar Project e automaticamente o Teams irá exibir os aplicativos de acordo com o nome digitado.

Selecione Project e em seguida adicionar:

Clicando em criar novo Projeto basta digitar o nome do projeto e em seguida clicar no botão Salvar.

Com isso, o Projeto foi criado e já está pronto para que o usuário inclua as tarefas.

O usuário pode incluir as informações, atribuir as atividades e adicionar colunas de acordo com a sua necessidade:

Você pode selecionar a visualização por Tarefas.

Na guia Project, além da visualização das tarefas, permite que o usuário selecione a visualização por Quadro, que permite uma gestão ágil dos projetos, usando os princípios do Kanban:

Com este método ágil é possível adicionar Buckets para controlar as atividades do projeto, melhorando assim a sua visualização.

Por último temos a visualização da linha do tempo que permite a aplicação de Zoom nas atividades. Neste exemplo incluímos a coluna predecessora para demonstrar algumas das colunas que podem ser incluídas no projeto.

Existe ainda a possibilidade de exportação dos dados para o Excel, sendo que o arquivo será exportado para a pasta de downloads.

O usuário pode clicar em detalhes do projeto, e assim exibir as informações básicas do projeto como: data de início, data de conclusão, duração e percentual concluído.

Ressaltamos que o aplicativo Project se integra ao Project for the Web, permitindo a adição de projetos que foram criados no Project For the Web mas ele não oferece suporte aos projetos criados no Project Online.

Visualizando o aplicativo Roadmap no Microsoft Teams

Além dos projetos, outra funcionalidade que foi implementada no Microsoft Teams é a possibilidade de visualização do Aplicativo Roadmap, para que o time de projetos tenha visibilidade de todo o trabalho dos projetos. Através do Roadmap, é possível integrar as informações do Project Online e do Project for the Web e acompanhar o status de forma simples e unificada.

O processo para incluir a guia de Roadmap é semelhante a guia de Projeto, portanto basta digitá-lo na pesquisa como explicado no tópico anterior.

A diretoria e a equipe podem visualizar o resumo dos projetos, destacando marcos ou atividades principais dos projetos e assim ter uma visibilidade maior das atividades a serem executadas.

A guia Project e a guia roadmaps poderão ser acompanhados, em modo somente leitura, por todos os usuários do Office 365 desde que estejam compartilhados com eles. A permissão para criação e edição de projetos e roadmaps, dentro de suas equipes (canais) dependerá de licenças apropriadas do Project for the Web.

Conclusão

A disponibilização dos aplicativos Project for the Web e Roadmap dentro do Microsoft Teams pode ser considerado como um upgrade interessante do produto, pois podem atender de forma simples e intuitiva as necessidades básicas dos usuários.

As funções do Project for the Web não podem ser comparadas com as funcionalidades de ferramentas mais completas, como o Project Professional ou Project Online, pois possuem recursos básicos para a gestão de projetos. Se você necessita de um controle maior para realizar a gestão dos projetos da sua empresa, vale considerar a utilização o Project Professional ou Project Online.

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Com o avanço das tecnologias, os profissionais de TI precisam de atualização constante de seus conhecimentos em novas linguagens de programação ou metodologias de gestão para que possam atuar nos projetos da sua empresa. Quando falamos do papel do gerente de projetos, para gerenciar os projetos que estão sob sua responsabilidade, é necessário que além do conhecimento técnico, ele também possua conhecimento sobre gestão de pessoas para gerenciar de maneira mais eficiente a equipe do projeto.

Neste artigo, falaremos sobre os aspectos humanos, comunicação e o desenvolvimento das habilidades de liderança que permitem ao gerente de projetos, lidar com maior eficiência na resolução de conflitos e gestão dos recursos humanos do projeto.

Gerenciando a Equipe do Projeto

Em uma equipe multifuncional, temos colaboradores com perfis comportamentais completamente diferentes, executando atividades diferentes, com problemas pessoais e até mesmo profissionais diferentes. E neste cenário, cabe ao gerente de projetos manter a harmonia e motivação do time para que o projeto seja realizado de acordo com o que foi planejado.

A gestão do cronograma, atividades ou custo é considerada por muitos como a parte mais fácil do trabalho de gestão, mas lidar com os aspectos comportamentais do time pode ser a parte mais desafiadora para o gerente de projetos.

Para isto, é necessário que o gerente de projetos possua ou desenvolva algumas habilidades conhecidas como “soft skills”.

Podemos entender como soft Skills as habilidades de liderança, comunicação e comportamentos necessários para que os gerentes de projetos possam orientar, motivar e dirigir a equipe para que esta possa alcançar os objetivos do projeto.

Este tema é tão relevante para contribuir com o sucesso do projeto que o PMBOK, em sua sexta edição, aborda este assunto mencionando que os estilos, tendências e práticas em gerenciamento dos recursos dos projetos, estão migrando de uma estrutura de comando e controle em gerenciamento para a adoção de uma abordagem de gestão mais colaborativa e apoiadora, que dá autonomia às equipes com delegação das decisões para os membros da equipe. Além disso, as abordagens modernas para gerenciamento dos recursos do projeto, procuram otimizar a utilização dos recursos e recomenda-se, que o gerente de projetos deve investir em Inteligência Emocional (IE) pessoal, aprimorando as competências internas (por exemplo, autogerenciamento e autoconsciência) e externas (por exemplo, gerenciamento de relacionamentos).

Pesquisas sugerem que as equipes de projeto que têm êxito no desenvolvimento de IE se tornam um grupo emocionalmente competente e eficazes. Inclusive, de acordo com essa pesquisa, há redução na rotatividade dos membros da equipe.

Podemos citar que para melhorar a gestão da equipe, o gerente de projetos deve além do que já é recomendado no PMBOK, desenvolver os 4 pilares abaixo:

• Autoconhecimento: O primeiro passo recomendado é que o gerente de projetos desenvolva o autoconhecimento, conhecendo mais sobre as suas preferências comportamentais e psicológicas. Com isso, ele irá aprender sobre os diferentes tipos de perfis, desenvolverá a sua comunicação podendo melhorar a gestão da equipe.
• Relações Interpessoais: Por mais que esteja em ambiente profissional, é importante que o gerente de projetos saiba criar vínculos com o time de projeto, criando sintonia, desenvolvendo empatia ou estando mais aberto para ouvir as pessoas. Desenvolver esta habilidade irá facilitar a comunicação em qualquer nível hierárquico da empresa.
• Entendendo os seus colaboradores: Para realizar a gestão efetiva dos recursos humanos do projeto, é fundamental que o gerente de projetos saiba entender os seus colaboradores. Quando falamos de entender, ampliamos o sentido da palavra, propondo uma compreensão individual das habilidades ou dificuldades de cada membro de equipe. Será que os gerentes de projetos estão aptos para identificar o perfil comportamental e psicológico de cada um dos colaboradores para ajustar a sua própria comunicação e melhorar a absorção da informações, reduzir o prazo das reuniões e fazer com que a comunicação possa fluir durante o projeto?

  Podemos citar algumas ferramentas como o DISC ou MBTI, que poderiam ajudar nesta identificação, mas o ponto mais importante que devemos abordar é como o gerente de projetos vai usar na prática as informações geradas nestes relatórios?

• Compreendendo a sua equipe: Após a identificação individual dos colaboradores, o gerente de projetos precisa aplicar o conhecimento em sua equipe para conhecer o time como um todo para que saiba a melhor forma de se comunicar, motivar, controlar, incentivar e direcionar o trabalho da equipe do projeto.

Apesar das citações sobre desenvolvimento de habilidades de liderança e comunicação no PMBOK, o gerente de projetos não deve limitar-se em utilizar apenas as ferramentas e técnicas recomedadas pelo PMI, pois quando falamos em aspecto humanos temos necessidades, expectativas e características bem distintas e o gerente de projetos deve estar preparado para lidar com as particularidades de sua equipe de projetos.

Ainda hoje, muitas empresas promovem cursos, palestras e seminários para a sua equipe porém concentram-se apenas em abordar temas técnicos, deixando um pouco de lado os aspectos comportamentais ou psicológicos e com isso, continuam com problemas de relacionamento ou comunicação em suas empresas.

Você já parou para pensar quando foi a última vez que a sua empresa promoveu algum treinamento deste tipo para os gestores ou equipe de projetos e o que a empresa pode ganhar ao desenvolver esta habilidade em seu time de projetos?

Mesmo com toda evolução tecnológica, devemos lembrar que os projetos são executados por pessoas e para que o gerente de projetos obtenha sucesso na execução dos projetos é fundamental que ele entenda de pessoas.

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Em um cenário cada vez mais competitivo, as empresas precisam otimizar a utilização de seus recursos, sejam eles equipamentos, recursos humanos ou financeiros.

Para isto, é fundamental controlar a alocação desses recursos em seus projetos, programas e consequentemente em seu portfólio de projetos.

Neste artigo falaremos sobre a importância da gestão dos projetos para sustentação da competitividade das empresas.

A Gestão de Projetos segundo o PMI

De acordo com as recomendações de boas práticas do PMI, a gestão de projetos aplica-se à 10 áreas de conhecimento, onde o gerente de projetos deve atuar considerando cada um dos grupos de processos de cada área.

As Áreas de Conhecimento, de acordo com a definição do PMBOK, são as área definidas por seus requisitos de conhecimento e descritas em termos dos processos que a compõem: práticas, entradas, saídas, ferramentas e técnicas.

Abaixo estão as 10 áreas de conhecimento e uma breve definição sobre cada uma delas:

• Gerenciamento da integração: Processos e as atividades necessárias para identificar, definir, combinar, unificar e coordenar os vários processos e atividades de gerenciamento de projetos.
• Gerenciamento do escopo: Processos necessários para assegurar que o projeto contemple todo o trabalho necessário, e apenas o necessário, para que ele termine com sucesso.
• Gerenciamento do cronograma: Processos necessários para gerenciar o término pontual do projeto.
• Gerenciamento dos custos: Processos envolvidos em planejamento, estimativas, orçamentos, financiamentos, gerenciamento e controle dos custos, de modo que o projeto possa ser terminado dentro do orçamento aprovado.
• Gerenciamento da qualidade: processos para incorporação da política de qualidade da organização com relação ao planejamento, gerenciamento e controle dos requisitos de qualidade do projeto e do produto para atender as expectativas das partes interessadas.
• Gerenciamento dos recursos: processos para identificar, adquirir e gerenciar os recursos físicos ou humanos necessários para a conclusão bem-sucedida do projeto.
• Gerenciamento das comunicações: processos necessários para assegurar que as informações do projeto sejam planejadas, coletadas, criadas, distribuídas, armazenadas, recuperadas, gerenciadas, controladas, monitoradas e finalmente organizadas de maneira oportuna e apropriada.
• Gerenciamento dos riscos: processos de condução de planejamento, identificação e análise de gerenciamento de risco, planejamento de resposta, implementação de resposta e monitoramento de risco em um projeto.
• Gerenciamento das aquisições: processos necessários para comprar ou adquirir produtos, serviços ou resultados externos à equipe do projeto.
• Gerenciamento das partes interessadas ou stakeholders: processos exigidos para identificar as pessoas, grupos ou organizações que podem impactar ou serem impactados pelo projeto, analisar as expectativas das partes interessadas e seu impacto no projeto, e desenvolver estratégias de gerenciamento apropriadas para o seu engajamento eficaz nas decisões e execução do projeto.

Apesar das recomendações do PMBOK, o esforço de planejamento e gerenciamento em cada um dessas áreas irá depender da característica, complexidade, tamanho ou até mesmo prazo do projeto. Em um projeto de baixa complexidade, o gerente de projetos deverá verificar quais áreas se aplicam ao projeto que ele está gerenciando e em muitos casos, irá adequar a gestão de acordo com o projeto que está sendo realizado.

O Papel da Tecnologia da Informação (TI) e do Gerenciamento de Projetos

Antigamente, o departamento de TI era visto como uma área responsável principalmente pelo suporte a infraestrutura necessária para a operação das empresas e para muitos, ela era vista como uma área que gerava apenas despesas pois constantemente necessitava de atualização de servidores, licenças, equipamentos, etc.

Com o passar dos anos e evolução das tecnologias, o departamento de TI passou a ser visto e principalmente passou a atuar com um papel mais estratégico dentro das empresas, pois para atender as demandas de projetos e produtos, a TI passou a ser fundamental para atendimento estratégico das demandas da empresa.

Com a mudança na atuação do departamento de TI, a necessidade de controlar de maneira mais efetiva e estratégica os recursos dos projetos tornou-se ainda mais importante para que as empresas pudessem planejar quais projetos seriam executados, quando e qual o retorno esperado para cada um deles. Além disso, controlando melhor os recursos dos projetos, as empresas podem tomar melhores decisões para manterem-se competitivas no mercado.

Apesar desta mudança de papel do departamento de TI, desempenhando uma função mais estratégica dentro das organizações, ainda hoje, muitos funcionários não tem uma visão clara dos papéis estratégicos, táticos e operacionais em suas organizações e com isso o gerente de projetos acaba tendo que utilizar um esforço extra na gestão dos recursos humanos e na gestão da comunicação.

Neste processo de comunicação e gestão de recursos humanos, identificamos que muitas vezes os profissionais conhecem muito tecnicamente mas em alguns casos ainda não possuem um amplo conhecimento ou habilidades de gestão.

Neste sentido, recomendamos que seja feita uma análise ou avaliação do nível de conhecimento de seus funcionários sobre gestão. Inicialmente esta proposta pode parecer estranha, mas em muitos casos quando esta reflexão é realizada identifica-se que os funcionários conhecem muito sobre suas próprias atividades mas não tem conhecimento ou visão clara sobre os impactos, riscos e contribuição daquele projeto para o ecossistema da empresa.

Para promover esta avaliação, podemos fazer três questionamentos simples mas que podem demonstrar qual a compreensão de seus colaboradores sobre o tema ou mesmo identificar oportunidades de treiná-los, melhorando assim:

Será que seus funcionários sabem o que significa a gestão dos projetos e qual o impacto dela em sua organização ?

Quando foi a última vez que seus colaboradores receberam algum tipo de treinamento sobre gestão, alinhamento estratégico, tático ou operacional?

O quanto a sua empresa pode ganhar ou economizar ao melhorar o processo de comunicação e a gestão dos recursos da sua organização?

As respostas para estes questionamentos podem ajudar a direcionar as ações voltadas para desenvolvimento dos colaboradores da sua empresa.

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