Em nossos últimos artigos sobre como gerenciar problemas e como gerenciar riscos no Project Online , falamos brevemente sobre os relatórios personalizados criados e oferecidos pela MLPro, incluindo os relatórios de status do projeto automáticos por e-mail, os quais iremos falar mais neste artigo.
A MLPro desenvolveu um relatório enviado por e-mail de forma automatizada que além de permitir a fácil visualização de todos os pontos importantes do projeto através dos faróis, ícones e informações organizadas, ele é extremamente útil e prático para manter os recursos envolvidos sempre cientes de como está o projeto no geral, e o melhor, sem que eles precisem consultar manualmente no Site do Projeto. O relatório de Status do Projeto contém as seguintes informações:
01A origem dos problemas
- Acompanhamento do Projeto na Semana;
- Atividades atrasadas;
- Finalizadas da Semana (7 dias);
- Em andamento / Próximos Passos;
- Riscos em aberto;
- Problemas em aberto;
- Solicitação de Mudanças;
- Plano de Ação;
- Diário de Bordo;
Abaixo temos um exemplo do relatório automático de status do projeto:
Estas informações são cadastradas no site do projeto para relatar o andamento dos projetos e foram organizadas em um único relatório de status para que seja enviado para clientes internos ou externos.
O gerente de projetos pode cadastrar os envolvidos como stakeholders internos ou externos. E pode programar o envio automático deste relatório a partir de uma data específica para cada um deles. Além disso, é possível também escolher a periodicidade de envio do relatório.
02Como configurar os relatórios de Status?
A primeira coisa que o gerente de projetos deve fazer é cadastrar os stakeholders dos projetos. Os stakeholders podem ser internos (por exemplo: equipe do projeto, diretoria, gerente de projeto) e externos (clientes, equipe do cliente).
Após o cadastro o gerente de projetos deve acessar a Matriz de comunicação e configurar de acordo com a necessidade do projeto. O gerente de projetos deve informar o título, a frequência, responsável pelo envio, meio de comunicação, tipo de documento, data para início do envio e qual é o público-alvo.
No exemplo abaixo, cadastramos dois sendo relatórios sendo um para envio interno de validação e outro que seria enviado diretamente para o cliente externo.
03Que benefícios do Relatório de Status do Projeto traz para a sua empresa?
O gerente de projetos é o responsável pela comunicação eficiente durante o projeto, e deve fazer com que os principais envolvidos estejam cientes de eventuais desvios de prazos, problemas, riscos ou mesmo das últimas realizações ou próximos passos a serem executados.
Com a utilização do relatório de Status do projeto ele pode facilmente transmitir essas informações para os principais stakeholders do projeto.
Entre os principais benefícios do relatório podemos destacar:
- Aumenta a qualidade e eficiência da empresa.
- Melhoria da comunicação entre os envolvidos no projeto.
- Profissionaliza ainda mais os colaboradores.
- Planejamento efetivo.
- Melhor organização.
- Reduz possíveis complicações ou problemas com orçamento.
- Evita o atraso de projetos.
- Aumenta a satisfação dos clientes.
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Conteúdo original do acervo editorial da MLPro, preservado integralmente no novo blog.