Escolher entre o Microsoft Planner e o Project Online vai muito além de comparar telas e funcionalidades. A decisão impacta diretamente como o seu PMO organiza tarefas, acompanha cronogramas e garante entregas. Usar a ferramenta errada ou sem planejamento pode gerar atrasos, retrabalho e perda de visibilidade sobre os projetos, prejudicando custos e previsibilidade.
Por isso, antes de definir qual solução adotar, é importante entender o nível de maturidade da sua gestão de projetos e quais recursos são essenciais para evitar falhas no acompanhamento e na execução.
Neste artigo, daremos continuidade no comparativo entre o Microsoft Planner e o Microsoft Projet Online abordando outras características que não foram mencionadas anteriormente.
01Gerenciamento das Informações do Projeto
Primeiramente, vamos comparar as duas ferramentas em relação ao gerenciamento das informações em nível de projeto.
| Gerenciamento de Informações em Nível de Projeto | Planner | Project Online |
|---|---|---|
| Listar Projetos para toda organização | ✅ | ✅ |
| Visão de Portfólio com indicadores | ❌ | ✅ |
| Suporte para projetos mestre / Subprojetos | ❌ | ✅ |
| Lista de projetos compatíveis com dispositivos móveis | ✅ | ✅ (App Externo) |
| Criação de visões customizadas, grupos e filtros | ❌ | ✅ |
| Permissão para criação de campos de projetos personalizados | ❌ | ✅ |
| Controle de quem pode visualizar os projetos | ✅ | ✅ |
| Permite subir e associar documentos com projetos | ✅ | ✅ |
| Controle de quem tem permissão para editar projetos | ✅ | ✅ |
| Posts de discussão em nível de projeto | ✅ | ✅ (No site de Projeto) |
Como verificamos no quadro acima, o Microsoft Planner apresenta uma limitação maior em relação aos permissionamentos, criação de visões personalizadas, grupos e visão de Portfólio.
No caso do Microsoft Project Online , existe um controle mais efetivo do projeto pois além de ser mais completo ainda permite a criação de visões customizadas, grupos, filtros e criação de campos personalizados.
Se você deseja realizar uma gestão eficiente dos projetos de sua empresa, ter essas possibilidades de customizações podem ser fundamentais para o sucesso de seus projetos.
02 Gerenciamento de Tarefas do Projeto
O próximo item que avaliamos está relacionado ao gerenciamento de tarefas. No quadro abaixo, podemos perceber a diferença entre as duas ferramentas e algumas de suas características:
| Gerenciamento de Tarefas | Planner | Project Online |
|---|---|---|
| Permite visualização de tarefas entre projetos | ✅ | ✅ (Com App Externo) |
| Permite visualização gráfica de tarefas em nível de projeto | ✅ Exibição de quadro gráfico | ✅ WBS + Formato Gantt |
| Permite visão resumo das “minhas tarefas” de todos os projetos | ✅ | ✅ |
| Permite atribuição de uma única tarefa para várias pessoas | ✅ | ❌ |
| Permite associação de valores relacionados a esforços e custos | ❌ | ✅ |
| Permite post de discussão em nível de tarefa | ✅ | ❌ |
| Permite associação de arquivos em tarefas individuais | ✅ | ✅ |
| Permite calcular a data de finalização baseada nas predecessoras | ❌ | ✅ |
| Permite Gerenciamento de riscos, problemas e “entregáveis” | ❌ Sem suporte nativo (apenas via customização do Office 365) | ✅ |
| Permite apontamento de entradas e quadro de horas | ❌ | ✅ |
03Recursos Adicionais
Para finalizar, temos o quadro que chamamos de recursos adicionais.
| Recursos Adicionais | Planner | Project Online |
|---|---|---|
| Possui API | ✅ | ✅ |
| Interface com usuário pode ser customizada | ❌ Em breve de acordo com a Microsoft | ✅ |
| Possui aplicativo móvel | ❌ | ✅ (Terceiros) |
04Quando escolher cada um?
O Microsoft Planner é indicado para equipes que buscam agilidade e simplicidade na organização das tarefas do dia a dia. Ele funciona muito bem em times que precisam visualizar atividades em quadros (Kanban), colaborar rapidamente e priorizar entregas curtas.
Já o Project Online atende empresas que precisam de planejamento detalhado, controle de cronogramas complexos, alocação de recursos e relatórios avançados para o PMO. Ele é ideal quando a gestão precisa de previsibilidade e governança sobre múltiplos projetos.
05Quando faz sentido usar ambos?
Muitas empresas combinam as duas soluções para aproveitar o melhor de cada ferramenta. O Planner oferece agilidade para o time operacional, enquanto o Project Online garante planejamento estratégico e visibilidade para gestores e PMOs.
Essa integração permite que tarefas do Planner sejam vinculadas ao Project Online, mantendo a comunicação entre equipes e o controle centralizado para a alta gestão.
06Planner ou Project Online: qual caminho faz mais sentido para sua empresa?
Para ajudá-lo a decidir qual ferramenta escolher, recomendamos que você responda aos questionamentos abaixo:
- Ter informações personalizadas (campos) calculados através de fórmulas te ajudarão em seus projetos?
- Você precisa ter o controle de linhas de base do projeto?
- Você ou sua organização precisam monitorar o planejamento de recursos e capacidades usando um pool de recursos corporativos ou vendo a alocação geral em vários projetos? ;
- Você precisa registrar e controlar as horas / dias gastos nas tarefas de seus projetos?
- Você precisa controlar as atividades predecessoras e sucessoras de seu projeto?
- Você precisa acompanhar o andamento de seus projetos com visualizações e relatórios?
Se você respondeu sim a alguma dessas perguntas, recomendamos a utilização do Microsoft Project Online pois a características dos projetos de sua empresa exigirão um nível de controle mais completo e neste caso, o Microsoft Planner pode não atender às suas necessidades.
07Erros comuns ao migrar do Planner para o Project sem planejamento
Um erro frequente é tentar migrar projetos do Planner para o Project Online sem revisar cronogramas, recursos e dependências. Isso pode gerar informações inconsistentes, tarefas duplicadas e datas incorretas.
Antes de migrar, faça uma análise de maturidade da sua gestão de projetos e prepare a equipe para a mudança, garantindo que os dados estejam organizados e que o fluxo de trabalho faça sentido nas duas ferramentas.
Com base nas informações que trouxemos neste artigo, esperamos que você tenha dados suficientes para analisar qual é a ferramenta mais adequada para a sua empresa.
08Transforme sua gestão de projetos com a escolha certa
Escolher entre o Planner e o Project Online (ou mesmo integrar os dois) depende de como sua empresa gerencia projetos hoje e do nível de controle que você precisa alcançar.
Se você quer implementar a solução certa, evitar erros e ganhar visibilidade real sobre seus projetos, fale com a MLPro.
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