Em um cenário cada vez mais competitivo, as empresas precisam otimizar a utilização de seus recursos, sejam eles equipamentos, recursos humanos ou financeiros.

Para isto, é fundamental controlar a alocação desses recursos em seus projetos, programas e consequentemente em seu portfólio de projetos.

Neste artigo falaremos sobre a importância da gestão dos projetos para sustentação da competitividade das empresas.

A Gestão de Projetos segundo o PMI

De acordo com as recomendações de boas práticas do PMI, a gestão de projetos aplica-se à 10 áreas de conhecimento, onde o gerente de projetos deve atuar considerando cada um dos grupos de processos de cada área.

As Áreas de Conhecimento, de acordo com a definição do PMBOK, são as área definidas por seus requisitos de conhecimento e descritas em termos dos processos que a compõem: práticas, entradas, saídas, ferramentas e técnicas.

Abaixo estão as 10 áreas de conhecimento e uma breve definição sobre cada uma delas:

• Gerenciamento da integração: Processos e as atividades necessárias para identificar, definir, combinar, unificar e coordenar os vários processos e atividades de gerenciamento de projetos.
• Gerenciamento do escopo: Processos necessários para assegurar que o projeto contemple todo o trabalho necessário, e apenas o necessário, para que ele termine com sucesso.
• Gerenciamento do cronograma: Processos necessários para gerenciar o término pontual do projeto.
• Gerenciamento dos custos: Processos envolvidos em planejamento, estimativas, orçamentos, financiamentos, gerenciamento e controle dos custos, de modo que o projeto possa ser terminado dentro do orçamento aprovado.
• Gerenciamento da qualidade: processos para incorporação da política de qualidade da organização com relação ao planejamento, gerenciamento e controle dos requisitos de qualidade do projeto e do produto para atender as expectativas das partes interessadas.
• Gerenciamento dos recursos: processos para identificar, adquirir e gerenciar os recursos físicos ou humanos necessários para a conclusão bem-sucedida do projeto.
• Gerenciamento das comunicações: processos necessários para assegurar que as informações do projeto sejam planejadas, coletadas, criadas, distribuídas, armazenadas, recuperadas, gerenciadas, controladas, monitoradas e finalmente organizadas de maneira oportuna e apropriada.
• Gerenciamento dos riscos: processos de condução de planejamento, identificação e análise de gerenciamento de risco, planejamento de resposta, implementação de resposta e monitoramento de risco em um projeto.
• Gerenciamento das aquisições: processos necessários para comprar ou adquirir produtos, serviços ou resultados externos à equipe do projeto.
• Gerenciamento das partes interessadas ou stakeholders: processos exigidos para identificar as pessoas, grupos ou organizações que podem impactar ou serem impactados pelo projeto, analisar as expectativas das partes interessadas e seu impacto no projeto, e desenvolver estratégias de gerenciamento apropriadas para o seu engajamento eficaz nas decisões e execução do projeto.

Apesar das recomendações do PMBOK, o esforço de planejamento e gerenciamento em cada um dessas áreas irá depender da característica, complexidade, tamanho ou até mesmo prazo do projeto. Em um projeto de baixa complexidade, o gerente de projetos deverá verificar quais áreas se aplicam ao projeto que ele está gerenciando e em muitos casos, irá adequar a gestão de acordo com o projeto que está sendo realizado.

O Papel da Tecnologia da Informação (TI) e do Gerenciamento de Projetos

Antigamente, o departamento de TI era visto como uma área responsável principalmente pelo suporte a infraestrutura necessária para a operação das empresas e para muitos, ela era vista como uma área que gerava apenas despesas pois constantemente necessitava de atualização de servidores, licenças, equipamentos, etc.

Com o passar dos anos e evolução das tecnologias, o departamento de TI passou a ser visto e principalmente passou a atuar com um papel mais estratégico dentro das empresas, pois para atender as demandas de projetos e produtos, a TI passou a ser fundamental para atendimento estratégico das demandas da empresa.

Com a mudança na atuação do departamento de TI, a necessidade de controlar de maneira mais efetiva e estratégica os recursos dos projetos tornou-se ainda mais importante para que as empresas pudessem planejar quais projetos seriam executados, quando e qual o retorno esperado para cada um deles. Além disso, controlando melhor os recursos dos projetos, as empresas podem tomar melhores decisões para manterem-se competitivas no mercado.

Apesar desta mudança de papel do departamento de TI, desempenhando uma função mais estratégica dentro das organizações, ainda hoje, muitos funcionários não tem uma visão clara dos papéis estratégicos, táticos e operacionais em suas organizações e com isso o gerente de projetos acaba tendo que utilizar um esforço extra na gestão dos recursos humanos e na gestão da comunicação.

Neste processo de comunicação e gestão de recursos humanos, identificamos que muitas vezes os profissionais conhecem muito tecnicamente mas em alguns casos ainda não possuem um amplo conhecimento ou habilidades de gestão.

Neste sentido, recomendamos que seja feita uma análise ou avaliação do nível de conhecimento de seus funcionários sobre gestão. Inicialmente esta proposta pode parecer estranha, mas em muitos casos quando esta reflexão é realizada identifica-se que os funcionários conhecem muito sobre suas próprias atividades mas não tem conhecimento ou visão clara sobre os impactos, riscos e contribuição daquele projeto para o ecossistema da empresa.

Para promover esta avaliação, podemos fazer três questionamentos simples mas que podem demonstrar qual a compreensão de seus colaboradores sobre o tema ou mesmo identificar oportunidades de treiná-los, melhorando assim:

Será que seus funcionários sabem o que significa a gestão dos projetos e qual o impacto dela em sua organização ?

Quando foi a última vez que seus colaboradores receberam algum tipo de treinamento sobre gestão, alinhamento estratégico, tático ou operacional?

O quanto a sua empresa pode ganhar ou economizar ao melhorar o processo de comunicação e a gestão dos recursos da sua organização?

As respostas para estes questionamentos podem ajudar a direcionar as ações voltadas para desenvolvimento dos colaboradores da sua empresa.

Para saber mais sobre gestão de projetos, treinamentos e otimização do escritório de projetos de sua empresa, entre em contato conosco.