Sabemos que o Microsoft Project Online facilita o trabalho colaborativo permitindo que diversos usuários compartilhem ou atualizem o mesmo cronograma, porém, às vezes um usuário esquece de fazer o Check-in de um projeto e isto impede que outros usuários possam realizar o Check-out para atualizar o cronograma.
Quando isto acontece, é preciso solicitar para o administrador “forçar o Check-in” dos objetos do projeto, para que outros usuários possam fazer o Check-out, atualizar o cronograma e fazer o Check-in liberando-o para outros usuários.
Este recurso deve ser utilizado em último caso para a solução do problema, mas se isto ocorre com frequência em sua empresa, talvez alguns usuários não saibam utilizar o procedimento correto.
Para ajudar a resolver este problema do “travamento do Check-out”, compartilhamos aqui uma solução que pode ajudar a lembrar aqueles usuários que se esquecem de fazer o Check-in dos projetos.
Para que seja possível fazer a edição de um projeto, podemos configurar o Microsoft Flow para que verifique quais projetos não estão com check-out em aberto, notifique via e-mail ou Microsoft Teams o usuário para que ele faça o Check-in do projeto, liberando-o para a edição de outros usuários.
Através do Microsoft Flow podemos configurar, automatizar e personalizar fluxos e tarefas, integrando-o com outras plataformas. Podemos criar alertas para serem disparados por e-mail ou enviar cards via Microsoft Teams notificando que o checkout está aberto.
No exemplo abaixo, entramos na central de projetos e selecionamos o projeto APP Easy.
Em seguida, abrimos o projeto via PWA:
Neste momento, deixamos o projeto APP Easy com Check-out em aberto.
No exemplo à seguir, configuramos o Microsoft Flow para seguir os seguintes passos:
- Rodar fluxo em um horário específico;
- Verificar a quantidade de Projetos existentes no PWA;
- Verificar cada projeto se está com Check-out aberto;
- Verificar usuário que está com Check-out aberto;
- Enviar e-mail notificando usuário;
Ao rodar o fluxo acima, o Microsoft Flow irá verificar que o Projeto APP EASY está com Check-out aberto e encaminhará uma mensagem para o usuário, conforme exemplo abaixo:
Com a implantação deste fluxo simples, conseguimos automatizar o processo de verificação de Check-out e ganhar mais agilidade dos profissionais e, consequentemente, obter maior produtividade.
Para saber mais sobre como otimizar seus processos com o Microsoft Flow, entre em contato conosco.
Conteúdo original do acervo editorial da MLPro, preservado integralmente no novo blog.