A gestão eficiente é o ponto mais importante e que requer maior atenção dentro de um projeto no ambiente corporativo. Ela é essencial para garantir agilidade, resolução de problemas, organização na tomada de decisões, no andamento das tarefas e para evitar o estouro de prazos e orçamentos.

Quando bem executada, gera uma melhor produtividade, contribuindo para melhores resultados e mantendo a excelência da organização no mercado. Pensando nisso, separamos 5 dicas para te ajudar a realizar uma boa gestão de projetos.

Confira e saiba como se planejar e quais passos fundamentais para garantir resultados mais que satisfatórios.

1. Faça um planejamento

A partir do momento em que se começa qualquer tipo de projeto, é essencial que seja feito um planejamento bem estruturado, onde todos os membros da equipe estejam envolvidos. É muito importante a todos estarem preparados para possíveis problemas e riscos. Segue alguns pontos importantes para se destacar ao se planejar:

Estabeleça metas

Um projeto não fará sentido se não forem estabelecidos objetivos e metas claras. Saiba quais resultados você almeja para o seu projeto e motive sua equipe para alcançá-los. É preciso saber onde quer chegar.

Organize a equipe

Defina tarefas de cada colaborador e estabeleça prazos. Seguir um cronograma é essencial para a organização, mantenha-o atualizado.

Entenda o seu projeto e clientes

É fundamental que todos da equipe entendam as finalidades e propósitos do projeto para apresentá-lo ao cliente, identifique clientes e entendam seus interesses e expectativas.

Monitore os custos

Estipule um orçamento para cada ação do projeto e os monitore. É extremamente importante ter o controle desses custos e separá-los por etapas, para organizar aquilo que foi ou será gasto, evitando desperdícios ou riscos de sair do controle.

2. Garanta uma boa comunicação com a equipe e faça reuniões

O colaborador precisa saber sua função dentro do projeto, é necessário que o gestor converse com clareza sobre todos os pontos para evitar complicações e ruídos na comunicação.

Como um bom gestor(a), é importante estar presente e saber como o projeto tem evoluído, as necessidades e produtividade da equipe. Realizar uma reunião periódica irá beneficiar tanto o gerente do projeto quando aqueles que estão atuando como membros da equipe.

Essas reuniões são um ótimo método para os membros da equipe compartilharem dúvidas e dificuldades, além de pontuarem a prioridade do momento. Outra dica é realizar registros do que foi definido em reunião (metas, tarefas e objetivos) para que possa ser usado como base de conhecimento ou consultas.

3. Conheça a sua equipe

   É extremamente importante conhecer as habilidades, pontos fortes e motivações de cada membro da sua equipe. Dessa forma, quando surgirem problemas ou casos específicos, garantirá a solução mais ágil e certeira dos problemas.

4. Automatize tarefas

   É extremamente útil e importante automatizar a gestão de seus projetos por meio de softwares inteligentes. Pois, as ferramentas aumentam a produtividade, otimizam tempo e evitam erros e falhas humanas, garantindo a administração qualificada. Esses recursos podem ser grandes aliados e agilizar procedimentos manuais, ajudando até mesmo a comunicação entre a equipe de trabalho e facilitando a entrega de produtos aos clientes.

5. Administração de tarefas

   É extremamente importante manter uma boa administração e organização das tarefas, para estar ciente sobre como vai o andamento de cada uma. Portanto, lembre-se sempre de:

   • Definir prazos coerentes e cumprir com eles
   • Reter informações
   • Priorizar atividades
   • Manter o foco no objetivo final
   • Elaborar planos de ação
   • Manter o cronograma atualizado

Seguindo esses passos, o andamento do seu projeto será mais ágil e há grandes chances de obter resultados mais eficazes. Em suma, a boa gestão de projetos contempla uma boa comunicação, boa utilização das ferramentas e acompanhamento de tarefas, contribuindo para um melhor desempenho.

Caso tenha se interessado e queira uma apresentação do produto, favor agendar um horário conosco no link a seguir: Apresentação Microsoft PPM Easy.

Project Web App (PWA) é um aplicativo web para gerenciamento de projetos que contém suas funções conectadas a um site de SharePoint, a plataforma de colaboração da Microsoft e maior ferramenta de cooperação de equipes.

Através desse site, é possível armazenar, organizar, compartilhar e acessar informações de qualquer dispositivo, além da gestão de riscos, problemas, recursos e aquisições, permitindo um controle mais visual do andamento do projeto, baseado em grade e visualização em gráfico de Gantt.

Dessa forma, o acompanhamento pode ser feito por quaisquer stakeholders sem a obrigação de conhecimentos no Project Desktop.

Funções do Project Web App

Processo de Instalação PWA

Primeiros Passos

Login no Tenant

Acessar a opção Microsoft SharePoint para a criar do PWA

Criar o novo Site Collection com PWA

Na opção nome do site, digite “pwa”, “ppm” ou outro de preferência (é possível que “pwa” esteja indisponível).

Preencher os campos para a criação do PWA

Vale lembrar que a criação de PWA e site de projeto vem em uma versão "crua" e padrão da Microsoft. Para parametrizar com as melhores práticas, bem como inserir listas e relatórios pertinentes à gestão de projetos, é necessária uma consultoria especializada.

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Sabemos que o Microsoft Project Online possui diversos recursos e possibilidade de personalizações, permitindo que a gestão de seus projetos seja muito mais completa e efetiva.

Para introduzir a ferramenta, é preciso seguir toda uma etapa de implantação que garanta a melhor funcionalidade e atenda às necessidades de negócios da organização.

Nesse artigo iremos entender um pouco mais sobre essas etapas de implantação, e quais passos devem ser seguidos para o uso qualificado do Microsoft Project Online:

1. Primeiramente, deve-se escolher o melhor plano de licença para você e para a sua empresa, baseado nos seus objetivos e interesses. Saiba mais sobre qual plano escolher e os benefícios de cada um no nosso artigo sobre os Tipos de Lincença no Microsoft Project Online. E caso a compra seja através da MLPro iremos orientá-los nos próximos passos.

2. Após decidir qual Plano do Microsoft Project Online é o mais adequado, você deve verificar se sua companhia já tem um Tenant do Office 365, caso não tenha deve ser criado um novo tentant do Office 365.

3. Em seguida, será atribuída a licença aos usuários e a validação do ambiente. Para verificar se tudo está correto, você deve atribuir uma licença do Project Online ao seu usuário.

4. Após isto o PWA normalmente é criado de forma automática, isso deve levar cerca de uma hora. Para verificar se está criado corretamente faça seu login na Microsoft e verifique se a seguinte opção está disponível:

   

5. Por último, para melhorar ainda mais o Project Online e garantir uma implantação seguindo as melhores práticas, treinamento dos usuários e suporte proativo no ambiente, recomendamos a contratação de uma consultoria Certificada Microsoft Gold em Project Portfolio Management (PPM).

Em suma, o acompanhamento de um profissional capacitado é essencial nesse processo.

A MLPro possui um time de especialistas que atua em todas essas etapas e sustentação da ferramenta, contando com um processo prático e eficaz que visa sempre atender às melhores práticas de gerenciamento de projetos e garantir mais agilidade nas tomadas de decisões, redução de eventuais desvios de prazo ou custo no cronograma.

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