O Ano de 2021 já começou e muitas empresas continuam com o mesmo dilema de anos anteriores: como melhorar a gestão e facilitar o acompanhamento das informações dos projetos ?

Talvez elas ainda estejam nesse impasse pois não conhecem as soluções da MLPRO para gerenciamento de projetos e portfólio. As soluções da MLPro são de fácil implementação e garantem praticidade, agilidade e maior controle do portfólio de projetos da empresa.

Para otimizar a gestão dos projetos, a MLPro desenvolveu uma solução baseada em uma central de relatórios para centralizar todas as informações dos projetos.

Porém, antes de apresentarmos a central de relatórios vamos contar uma breve história.

Era uma vez...

Era uma vez uma empresa que desejava otimizar a gestão dos projetos e decidiu fazer a implantação de uma solução PPM. Após algumas pesquisas no mercado, resolveram contratar uma consultoria que prometia muita coisa mas assim que a contrataram começaram os problemas.

Tão logo o projeto começou, a consultoria mostrou-se despreparada, pois não tinha conhecimento técnico e nem experiência suficiente para a implantação do projeto. A cada nova reclamação da empresa contratante vinham novas promessas e nada mudava na realidade.

O tempo foi passando e a implantação que era para ocorrer em 3 meses acabou levando o dobro do tempo. Durante o projeto, percebeu-se que a consultoria não tinha estrutura, não tinha experiência, não tinha conhecimento e não tinha processos bem definidos.

Depois de muito desgaste, finalmente a implantação traumática foi concluída, porém mesmo com todo atraso, a solução apresentava baixa qualidade e não atendia as necessidades da empresa.

Talvez você tenha se identificado com essa história, onde teve a infelicidade de passar por uma situação semelhante onde o fornecedor contratado literalmente “pisou na bola”.

Esta situação ocorreu pois a empresa contratada não possuía a experiência, conhecimento técnico e know-how da MLPro.

Escolhendo a consultoria certa

Primeiramente, a MLPro conta com processos bem definidos já validados ao longo de mais de 15 anos de experiência. Além disso, a MLPro possui a Certificação Gold Partner da Microsoft, que garante é o considerado o maior nível de associação de competências que uma empresa pode obter dentro do programa de parcerias da Microsoft.

São mais de 125 implementações de PPM realizadas, 175 treinamentos realizados e mais de 12.000 usuários atendidos.

A MLPro atua nas etapas de implementação do Project Portfolio Management (PPM), Project Server e SharePoint e Project Online, nos processos de:

• Instalação e Parametrização;
• Consultoria
• Treinamentos
• Customização e Integração;
• Suporte Técnico e Melhorias;

Os clientes atendidos pela MLPro, em diversos segmentos, atestam a qualidade dos serviços prestados que garantem a confiança e qualidade na implantação dos projetos.

A Central de Relatórios

A MLPro desenvolveu uma solução baseada em uma central de relatórios, onde os usuários podem acessar um menu simples e estruturado com informações do portfólio de projetos de maneira rápida, simples e confiável.

Na central de relatórios você pode acessar o menu com informações de:

• Projetos;
• RAP;
• One Page Report;
• Custos;
• Custos Curva S;
• Controle do Orçamento;
• Painel de Evolução;
• Mapa de Riscos;
• Trabalho - Dashboard;
• Trabalho - Visão Geral;
• Trabalho - Curva S Mensal;
• Trabalho - Curva S Semanal;
• DashBoard de Projetos;
• Dashboard de Portfólio;
• QA de Projeto;
• QA de Portfólio;
• Documentos dos Projetos;
• Linha do Tempo;
• Curva S – Portfólio Trabalho;
• Curva S – Portfólio Custos;
• Análise de Capacidade;
• Banco de Horas;
• Status do Quadro de Horas;
• Pendências Minhas;
• Pendências Departamento

Ao clicar em um projeto, será exibido um menu com todos os relatórios disponíveis para o projeto selecionado.

No Menu Projetos serão exibidas informações do nome do projeto, proprietário, término, % previsto, % concluído, status do projeto. Além disso serão exibidas informações das listas de solicitação de mudança, plano de ação, problemas, riscos, indicadores de SPI, custo, CPI e data da última publicação.

No DashBoard de Projetos, você pode acessar o RAP (Relatório de Acompanhamento do Projeto) para visualização detalhada das informações dos projetos.

Além disso, também temos um relatório do tipo One Page Report, que permite a visualização resumida de informações de custo, linhas de base, % concluída entre outras informações.

De maneira resumida, podemos citar que temos soluções tanto para a visualização de informações dos projetos quanto para o portfólio. Além disso, para garantir a confiabilidade das informações, temos relatórios de QA (Quality Assurance) de Projetos e de Portfólio que permite que os responsáveis possam verificar se os projetos estão sendo alimentados corretamente.

Obviamente, neste artigo não temos espaço para demonstrar com riqueza de detalhes a central de relatórios, mas estamos à disposição para realizarmos uma apresentação de nossa solução e assim esclarecer eventuais dúvidas.

Se você deseja começar o ano implantando uma solução que realmente irá atender às suas necessidades, otimizar a gestão de projetos de sua empresa, e facilitar a visualização das informações de seu portfólio, agende uma apresentação com um de nossos consultores.

Este ano foi um ano bastante desafiador, onde as empresas tiveram que se reinventar, replanejar e realizar uma série de ajustes para continuarem com as suas operações.

Para que isto se tornasse viável, foi fundamental a utilização da tecnologia para conectar e até aproximar as pessoas. Foram incontáveis reuniões via Microsoft Teams, apresentações, atualizações de projetos e treinamentos realizados à distância.

E quando falamos de projetos, tivemos a necessidade de atuar, colaborar e compartilhar informações para que os projetos continuem sendo executados de acordo com o que foi planejado. Conseguimos realizar estas atividades utilizando o Microsoft Project Online.

Neste cenário atual, a tecnologia foi fundamental pois ela nos deu o suporte necessário para seguirmos em frente. Sabemos das dificuldades que muitas pessoas enfrentaram ao ter que conciliar o trabalho de home office com as tarefas de casa, escola , marido, esposas e filhos mas superamos estes desafios, persistimos e superamos essas dificuldades.

Neste post, queremos agradecer a todos os amigos, parceiros, clientes e colaboradores por continuarem conosco nesta jornada.

Desejamos que em 2021 todos continuem com a mesma garra, dedicação e motivação para alcançar todos os seus objetivos.

Esperamos que neste novo ano venham novos projetos, novos clientes, novas metas, novos amigos e novos motivos para comemorarmos o nosso sucesso e que possamos crescer ainda mais.

Nós estamos prontos para 2021 e vocês?

O Microsoft Power Automate foi lançado como evolução do antigo Microsoft Flow, sendo um serviço baseado na nuvem com o objetivo de ser uma ferramenta prática e simples para a criação de fluxos de trabalhos automatizados para tarefas, processos, aplicativos e serviços.

Ele pode ser facilmente conectado com outras ferramentas, pois permite a integração com mais de 200 ferramentas.

Além de contar com a facilidade de conexão com outras ferramentas, o Microsoft Power Automate é seguro, pois as informações compartilhadas só poderão ser acessadas por usuários que realmente devem ter acesso aos dados, pois ele possui gerenciamento de acesso e identidade.

Por ser de fácil manuseio, o Microsoft Power Automate pode ser utilizado tanto por usuários das áreas de negócios, para criação de fluxos de tarefas comerciais como por usuários de TI, que o utilizam para criação de fluxos automatizados para serviços e aplicativos.

O Power Automate trabalha com o conceito de RPA (Automação de Processo Robótico) que permite a automatização de tarefas comuns e repetitivas sendo que o usuário apenas precisará gravar o passo a passo do que precisa ser realizado.

Principais Benefícios do Microsoft Power Automate

Com a utilização do Microsoft Power Automate, a sua empresa pode obter diversos benefícios entre os quais destacamos:

• Integração: Através da conexão do Power Automate com outros aplicativos, os dados poderão ser facilmente enviados para outras plataformas e ferramentas.
• Conectividade: Um dos pontos que podemos destacar do Microsoft Power Automate está relacionado com a conectividade. Você pode conectá-lo a diversas ferramentas facilitando assim o trabalho através dos processos automatizados.
• Maior produtividade e agilidade: Com a automação de tarefas repetidas, o processo se tornará mais simples e menos burocrático e, com isso, a equipe do projeto não precisará utilizar o tempo realizando as tarefas manualmente, portanto terá mais tempo disponível para as tarefas relevantes do projeto.
• Praticidade: O Power Automate permite a utilização de modelos previamente criados para algumas tarefas mais comuns. Para isto, basta que você tenha acesso aos serviços do modelo e preencha as configurações necessárias.
• Compartilhamento: Você pode compartilhar os fluxos de trabalho com a sua equipe para que eles também possam editar ou gerenciar o fluxo.

Tipos de Fluxo

Para a gravação do passo a passo, o usuário precisa saber que o Microsoft Power Automate permite a criação de diversos tipos de fluxos diferentes, conforme descrevemos abaixo:

• Fluxos automatizados: Neste caso, é possível criar uma automação que seja disparada por um evento como a chegada de um e-mail de uma pessoa ou menção à sua empresa em rede social.
• Fluxos instantâneos: Você pode iniciar uma automação com o clique de um botão, automatizando tarefas repetitivas de seu desktop ou de dispositivos móveis. Por exemplo, envie instantaneamente um lembrete para a equipe pressionando um botão do seu dispositivo móvel.
• Fluxos agendados: Agende uma automação como o upload diário de dados para o SharePoint ou um banco de dados.
• Fluxos do processo empresarial: Garanta que todos na sua empresa sigam o mesmo processo, definindo um conjunto de etapas para as pessoas seguirem.
• Fluxos de interface do usuário: Grave cliques e pressionamentos de teclado no seu desktop e em aplicativos da Web, automatizando reprodução de etapas manuais no software herdado.

Navegadores Compatíveis

O Power Automate possui compatibilidade com os seguintes navegadores abaixo:

• Microsoft Edge
• Internet Explorer 11
• Safari
• Chrome
• Firefox

Conectividade

Para agilizar as tarefas e ganhar maior produtividade é preciso que as informações estejam conectadas para ganhar agilidade em nosso trabalho. O Power Automate permite a conexão com diversas plataformas ou serviços, tanto com produtos Microsoft quanto com produtos desenvolvidos por terceiros, entre as quais podemos destacar:

• Microsoft SharePoint
• Microsoft SQL
• Microsoft OneDrive
• OneDrive for Business
• Google Drive
• Google Sheets
• Trello
• Twitter
• Facebook
• Dynamics 365
• SalesForce.com
• Mailchimp
• Dropbox
• APIs de cliente

Além disso, a versão mobile do Power Automate está disponível para o Android, iOS ou Windows Phone.

Inserindo o Microsoft Power Automate no Microsoft Teams

Para incluir o Microsoft Power Automate, basta clicar em aplicativos e digitar Power Automate.

Caso ele não tenha sido adicionado será necessário adicioná-lo, ou apenas abrí-lo, se ele tiver sido utilizado anteriormente.

Você pode iniciar um novo fluxo através de um modelo pré-existente:

O Automate possui inúmeros modelos disponíveis permitindo por exemplo, salvar anexos, enviar lembretes, receber notificações, enviar e-mail, postar mensagens no Microsoft Teams, postar mensagens no Teams e muito mais.

Explorando Recursos do Microsoft Power Automate

Uma vez que você adicionou o Microsoft Power Automate, você poderá criar fluxos específicos que atendam a necessidade de sua empresa e assim ganhar mais agilidade e praticidade na execução das tarefas.

Entre as diversas funcionalidades do Power Automate, você pode utilizar o Chat, histórico de aprovações e criar fluxos de processos de negócios para otimizar os processos de sua empresa.

Recomendamos que antes de criar um fluxo, verifique se já existe um modelo disponível pois caso exista, ele poderá ser utilizado gerando maior agilidade no processo de criação.

Você pode explorar as inúmeras possibilidades existentes no Microsoft Power Automate, verificando os modelos já existentes ou criando fluxos personalizados.

Para saber mais sobre os recursos do Microsoft Power Automate, como automatizar os fluxos de trabalho de sua empresa, soluções PPM ou como otimizar a gestão de projetos da sua empresa, entre em contato conosco.