O Microsoft Project oferece uma extensa gama de campos padronizados, porém as vezes é necessário acrescentar campos destinados a informações específicas do projeto que não estão contemplados de forma nativa na plataforma, os campos personalizados.

Para criar um campo no Project Online, vá até a engrenagem que representa as Configurações, localizada no canto superior direito. Selecione a opção Configurações do PWA.

Irá aparecer o menu de Configurações do PWA. Note que a partir daqui fica tudo muito intuitivo.

Vá até Dados da Empresa > Campos Personalizados da Empresa e Tabelas de Pesquisa

Clicando em Novo Campo, você será levado ao preenchimento deste, onde poderá definir todas as configurações necessárias:

Nome – Defina o nome que será exibido. Obs.: se já existir um campo nativo do Project com o mesmo nome, não será possível salvar e será necessário escolher outro nome.

Descrição - Escreva uma descrição para o campo personalizado.

Os próximos dois campos merecem atenção especial, são o Entidade e Tipo:

Em Entidade, defina se o campo será atribuído a:

• Recursos
• Tarefas
• Projetos

Em Tipo, defina se o campo será

• Custo
• Data
• Duração
• Número
• Sinalizador
• Texto

Foi mencionado anteriormente que estes campos merecem atenção, e isso acontece em razão de não poderem ser alterados após a criação do campo personalizado.

Atributos Personalizados – Personalize os atributos do campo. São quatro opções:

• Texto com uma linha
• Texto com várias linhas
• Tabela de pesquisa
• Fórmula

Obs. Nos próximos posts entraremos nos detalhes de Tabela de Pesquisa e Fórmula, que requerem uma maior atenção.

Departamento– Aqui você associa o campo a um departamento existente em sua organização. Se não for preenchido, este campo ficará disponível no servidor para todos os departamentos.

Valores a serem Exibidos - Defina se os valores serão exibidos como Dados puros ou Indicadores Gráficos. Esta última opção oferece uma visão mais amigável. Abaixo, segue um exemplo de um indicador com condicionais:

Indicadores gráficos- Esta última opção oferece uma visão mais amigável. Abaixo, segue um exemplo de um indicador com condicionais:

Comportamento - Aqui você pode definir se este campo será controlado por um fluxo de trabalho. Ainda neste campo, em Exigir que este campo tenha informações, se selecionar sim, este campo será obrigatório, por isso, só marque sim se for realmente necessário.

Feito isso, o campo está totalmente preenchido e pode ser finalizado clicando em Salvar.

Para visualizar este campo e fazer alterações, basta voltar em Configurações do PWA > Campos Personalizados da Empresa e Tabelas de Pesquisa e localizar o campo desejado.

Estes são todos os campos que necessitam ser preenchidos.

Ainda não utiliza o MS Project na sua empresa? Consulte-nos sobre a migração ou implantação.

Ao criar uma atividade no MS Project, é atribuída a ela a duração padrão para o recurso, comumente sendo 40 horas divididas em uma semana que vai de segunda à sexta-feira. Ou seja, os dias úteis.

No entanto, se necessário, é possível alterar a duração para dias corridos de forma simples. Para isso, ao inserir os dias de duração da tarefa, basta acrescentar um dd, sigla para dias decorridos. Por exemplo, para dias corridos, digite 20dd (Talvez a tradução não seja das melhores, mas vamos em frente).

Obs: Se o seu Project estiver em inglês, a sigla é ed (elapsed days).

Ao usar a duração com dias decorridos, o Project irá ignorar sábados, domingos e feriados, mesmo em calendários personalizados. Assim, a escala de trabalho será de 24x7.

Veja no exemplo abaixo que temos as tarefas Planejamento 1 na Fase1 e Planejamento 2 na Fase 2.

Talvez você esteja se perguntando em que ocasião se deve usar esta função, considerando que ninguém pode trabalhar vinte quatro horas por dia e sete dias por semana.

Está correto. A função dias decorridos deve ser usada principalmente para recursos físicos ou materiais, como maquinários, por exemplo.

Algumas dicas:

1 - Não é usual recorrer à função dias decorridos, mas se precisar utilizar, lembre-se de que a utilização é recomendada para recursos físicos, e não recursos humanos.

2 - Esta função também é válida para outros períodos de duração, como mês ou semana. Ex:

• 1 semana = 1sd (Semana em dias corridos);
• 1 mês = 1med (Mês em dias corridos);

No entanto, as boas práticas recomendam utilizar os dias corridos para maior controle do cronograma.

Ainda não utiliza o MS Project na sua empresa? Consulte-nos sobre a migração ou implantação.

O Microsoft Project possui uma função bastante útil e que pode poupar muito tempo para o gerente de projetos: o Organizador de Projetos, que permite copiar objetos de um projeto do MS Project (Standard ou Professional) para outro.

Isso inclui os modos de exibição, relatórios, módulos, tabelas, filtros, calendários, mapas, campos e grupos.

Caso sua organização use apenas os modelos padrão do Microsoft Project, talvez essa informação não seja relevante, mas o mais comum é que os gerentes de projeto customizem os modelos de acordo com suas necessidades.

Em qual situação eu usaria esta função?

Imagine esta situação: sua empresa possui cem projetos. Setenta deles usam o calendário tradicional. Os outros trinta exigem um calendário customizado adicional, como por exemplo um que contenha maior número para dias de trabalho por semana, horários diferenciados (para período noturno, por exemplo) entre outros.

Neste cenário, a pior opção certamente seria fazer manualmente o calendário customizado para cada projeto. E as chances de ocorrer erros nesse processo é alta também.

Com o organizador de projetos, o processo de copiar estes objetos é bastante rápido e simples.

Como funciona o processo de migração?

Para iniciar, abra o projeto que receberá a cópia dos modelos no Microsoft Project com check-out feito.

Vá em Informações > Organizador (No menu “Organize o Modelo Global”) > Organizador

A seguinte caixa de diálogo será aberta:

Neste exemplo, do lado esquerdo temos os modelos globais da organização e todas as suas tabelas disponíveis. Do lado esquerdo, o projeto Modelo_suporte e sua única tabela disponível, a tabela Entrada.

Em “Tabelas disponíveis em:” você pode selecionar os projetos de origem e destino.

Aqui é possível realizar dois tipos de intercâmbio:

• Modelo Global > Projeto
• Projeto > Modelo Global

As setas do botão Copiar >> indicam para o modelo que receberá a cópia. Na imagem acima, estamos copiando uma tabela de modelo global para um projeto específico.

Os outros botões disponíveis são:

• Renomear: Renomeie o modelo no campo de destino caso seja necessária uma diferenciação do nome do modelo de origem.
• Excluir: Copiou um modelo por engano? Basta excluir o modelo no campo destino (nunca no campo de origem).

No exemplo acima, copiamos o modelo Controle para o projeto Modelo_suporte.

Próximo passo: Depois de copiar todos os modelos necessários, vá em Fechar para sair da caixa de diálogo do Organizador. Salve e faça o check-in.

Pronto, agora você pode usar o modelo no seu projeto sem necessidade de retrabalho e sem perda de informações.

Para saber mais como o Project Professional pode facilitar a gestão de seus projetos, fale conosco. Ainda não utiliza Project Professional e o Project Online? Consulte-nos sobre a migração.