Em nossos últimos artigos sobre como gerenciar problemas e como gerenciar riscos no Project Online , falamos brevemente sobre os relatórios personalizados criados e oferecidos pela MLPro, incluindo os relatórios de status do projeto automáticos por e-mail, os quais iremos falar mais neste artigo.

A MLPro desenvolveu um relatório enviado por e-mail de forma automatizada que além de permitir a fácil visualização de todos os pontos importantes do projeto através dos faróis, ícones e informações organizadas, ele é extremamente útil e prático para manter os recursos envolvidos sempre cientes de como está o projeto no geral, e o melhor, sem que eles precisem consultar manualmente no Site do Projeto. O relatório de Status do Projeto contém as seguintes informações:

A origem dos problemas

• Acompanhamento do Projeto na Semana;
• Atividades atrasadas;
• Finalizadas da Semana (7 dias);
• Em andamento / Próximos Passos;
• Riscos em aberto;
• Problemas em aberto;
• Solicitação de Mudanças;
• Plano de Ação;
• Diário de Bordo;

Abaixo temos um exemplo do relatório automático de status do projeto:

Estas informações são cadastradas no site do projeto para relatar o andamento dos projetos e foram organizadas em um único relatório de status para que seja enviado para clientes internos ou externos.

O gerente de projetos pode cadastrar os envolvidos como stakeholders internos ou externos. E pode programar o envio automático deste relatório a partir de uma data específica para cada um deles. Além disso, é possível também escolher a periodicidade de envio do relatório.

Como configurar os relatórios de Status?

A primeira coisa que o gerente de projetos deve fazer é cadastrar os stakeholders dos projetos. Os stakeholders podem ser internos (por exemplo: equipe do projeto, diretoria, gerente de projeto) e externos (clientes, equipe do cliente).

Após o cadastro o gerente de projetos deve acessar a Matriz de comunicação e configurar de acordo com a necessidade do projeto. O gerente de projetos deve informar o título, a frequência, responsável pelo envio, meio de comunicação, tipo de documento, data para início do envio e qual é o público-alvo.

No exemplo abaixo, cadastramos dois sendo relatórios sendo um para envio interno de validação e outro que seria enviado diretamente para o cliente externo.

Que benefícios do Relatório de Status do Projeto traz para a sua empresa?

O gerente de projetos é o responsável pela comunicação eficiente durante o projeto, e deve fazer com que os principais envolvidos estejam cientes de eventuais desvios de prazos, problemas, riscos ou mesmo das últimas realizações ou próximos passos a serem executados.

Com a utilização do relatório de Status do projeto ele pode facilmente transmitir essas informações para os principais stakeholders do projeto.

Entre os principais benefícios do relatório podemos destacar:

• Aumenta a qualidade e eficiência da empresa.
• Melhoria da comunicação entre os envolvidos no projeto.
• Profissionaliza ainda mais os colaboradores.
• Planejamento efetivo.
• Melhor organização.
• Reduz possíveis complicações ou problemas com orçamento.
• Evita o atraso de projetos.
• Aumenta a satisfação dos clientes.

Caso tenha se interessado e queira uma apresentação do produto, favor agendar um horário conosco no link a seguir: Apresentação Microsoft PPM Easy.

É natural que uma empresa tenha que lidar com problemas e imprevistos. Logo, registrá-los é uma tarefa essencial para manter todos os envolvidos no projeto cientes da situação atual e garantir a resolução do problema o mais rápido possível, evitando comprometer o andamento e prazo do projeto. No nosso último artigo falamos sobre como gerenciar riscos no Project Online. Porém, e quando o risco realmente acontece ou quando um problema inesperado surge, o que fazer? Neste artigo iremos ensinar como cadastrar e gerenciar os problemas do seu projeto no Project Online.

O PWA disponibiliza uma lista nativa de problemas dentro do site do projeto (Sharepoint) para o registro e monitoramento dos problemas. Além disso, a MLPro oferece relatórios personalizados possibilitando melhor visualização das informações com gráficos e de forma mais dinâmica, sendo fundamentais para um gerenciamento mais eficiente e um projeto de sucesso.

A origem dos problemas

• Quando já havia um risco cadastrado: Um problema pode ser criado a partir de um risco já identificado e cadastrado anteriormente. Quando o risco acontece, é necessário fechá-lo e cadastrá-lo como um novo problema. A grande diferença neste caso é que provavelmente ele já possui um plano de ação e vai ser solucionado mais rápido, já que não será uma surpresa e os colaboradores do projeto já haviam previsto a possibilidade de acontecer.
• Quando não havia um risco cadastrado: Nem todo problema pode ter sido identificado anteriormente como um risco e cadastrado com antecedência. Ele pode acontecer sem previsões e neste caso, o problema deve ser cadastrado e os colaboradores devem definir se ele é grave e qual o impacto gera sobre o projeto, para então desenvolver um plano de ação adequado.

Como registrar e gerenciar os problemas no Project Online

Para registrar os riscos:

• Entre na Central de Projetos > Site do Projeto. Nessa tela, você consegue ter uma breve visualização de quantos problemas estão cadastrados no projeto e quantos deles estão em aberto.

• Ao clicar em “Problemas” no Menu lateral, irá aparecer todos os problemas cadastrados no seu projeto. Para criar um, clique em “Novo Item”.

• Em seguida, a tela para cadastro do problema irá abrir, basta preencher conforme as características do problema.

• Plano de ação: O problema pode ter um plano de ação já cadastrado ou não. Se não houver, é recomendado que a equipe se reúna e para o desenvolvimento de um plano ideal para este problema, dependendo do seu nível de gravidade.

Relatórios da MLPro para gestão de problemas

1. Dashboard Easy

Esse relatório permite uma ótima visualização dos problemas em seus projetos, sendo eles: atrasados, em andamento, resolvidos, cancelados, abertos ou fechados. É extremamente útil pois os números e gráficos ajudam a identificar se o andamento do projeto e as ações para eliminar ou mitigar estes problemas estão sendo efetivas, tudo com uma visão em nível gerencial.


2. Dashboard de Projetos

Esse relatório mostra todos os seus projetos (podendo selecionar apenas um para visualização) com colunas como a de “problemas” que contém símbolos representando se há problema e se ele está ativo atrasado ou dentro do prazo, facilitando também a visualização de como está o andamento do projeto de forma geral.


3. E-mail automatizado de Relatório de Status do Projeto

A MLPro desenvolveu um relatório que é enviado por e-mail de forma automatizada e permite a visualização de todos os pontos importantes do seu projeto. No quadro de “Problemas em Aberto” por exemplo, há a descrição dos problemas existentes. Isso além de possibilitar fácil visualização, é extremamente útil para manter os envolvidos sempre cientes de como está o projeto, e o melhor, sem que eles precisem consultar manualmente no Sharepoint.

Caso tenha se interessado e queira uma apresentação do produto, favor agendar um horário conosco no link a seguir: Apresentação Microsoft PPM Easy.

Para uma gestão efetiva dos projetos, o gerente de projetos deve registrar os riscos de forma que eles fiquem visíveis para os membros de equipe e principalmente para as partes interessadas do projeto, a fim de que todos saibam da possibilidade de acontecimentos inesperados e saibam como lidar com eles. Atualmente, de maneira nativa, o PWA disponibiliza uma lista de riscos no site do projeto (Sharepoint) para que os riscos dos projetos possam ser registrados.

Para que o gerente de projetos possa utilizar de maneira mais eficiente esta lista, a MLPro customizou a lista de riscos do PWA, permitindo que as informações dos riscos sejam mais aderentes à realidade das empresas. Além disso, nos relatórios desenvolvidos pela MLPro, as informações dos status dos riscos são exibidas, permitindo que a gestão da informação seja realizada de maneira mais eficiente e dinâmica.

A origem dos riscos

Os riscos do projeto basicamente podem surgir em 2 momentos nos projetos:

• Mapeados no momento do planejamento: Quando eles são identificados antes do início do projeto ainda na fase de planejamento do projeto.
• Durante a execução do projeto: Quando um risco não mapeado anteriormente pode acontecer ou é mapeado durante o projeto.

Como registrar os riscos no PWA

Para registrar os riscos:

• Acesse a Central de Projetos e em seguida clique no Site do Projeto.

• Clique na lista de riscos;

• Para cadastrar um risco, bastar clicar em “Novo Item”.

• Em seguida, será exibida a tela abaixo, basta preencher conforme o risco que deseja cadastrar.

Plano de Ação

Nesse espaço, você consegue colocar o plano de ação que já foi cadastrado no PWA. Pode acontecer dele não ter sido pensado e cadastrado ainda, neste caso, basta deixar em branco e depois voltar para alterar este campo.

Relatórios da MLPro para gestão de riscos

Como dito anteriormente, a MLPro oferece relatórios personalizados que permitem uma visualização mais completa e eficiente para uma boa gestão dos riscos de seus projetos.

Ambas as formas são extremamente práticas e eficientes para a monitoração dos riscos e outras informações do seu projeto. Com eles, fica fácil acompanhar a situação atual de forma clara, visual e ampla.

1. Dashboard Easy

2. Dashboard de Projetos

3. E-mail automatizado de Relatório de Status do Projeto

Benefícios de Gerenciar Riscos

Gerenciar os riscos é extremamente importante para manter um bom planejamento e organização. Alguns de seus benefícios são:

• Evitar atrasos.
• Evitar problemas com orçamentos.
• Facilitar a tomada de decisão.
• Qualificar e profissionalizar a empresa.
• Minimizar perdas.
• Passar confiança aos clientes.

Entre outros essenciais para uma organização e um bom gerente de projetos.