PSA Easy 5.0: continue com o Planner e Project mesmo após o fim do Project Online

Para muitas empresas, o anúncio do encerramento do Project Online, previsto para 30 de setembro de 2026, trouxe uma dúvida imediata: como continuar gerenciando projetos e portfólios sem perder o histórico, o rigor e a governança já conquistados? A boa notícia é que, mesmo com o fim do Project Online, é possível continuar trabalhando com o Microsoft Project e, ao mesmo tempo, ganhar flexibilidade para adotar ferramentas mais ágeis quando o projeto pedir.

Com o PSA Easy 5.0, a proposta é simples e poderosa: em vez de ficar preso a uma única ferramenta, o gestor pode escolher, projeto a projeto, se quer trabalhar de forma ágil com o Microsoft Planner, de forma tradicional com o Microsoft Project, ou combinar as duas abordagens em um mesmo ambiente híbrido, trabalhando com Project e Planner ao mesmo tempo.

Na prática, projetos menores e mais dinâmicos podem ser conduzidos no Planner; projetos de alta complexidade seguem no Project, para o qual o Planner não é recomendado; e há ainda a possibilidade de manter as duas ferramentas convivendo no mesmo projeto. Esse modelo híbrido é mais completo do que o próprio Project Online, porque reúne central de projetos, cronograma, documentação, riscos, problemas, apontamento de horas e relatórios gerenciais em um só lugar, com os dados consolidados no Dataverse e passíveis de exploração em Power BI.

Ao longo deste artigo, você verá como o PSA Easy 5.0 permite trabalhar com múltiplos tipos de cronograma dentro do ecossistema Microsoft, oferecendo uma alternativa para empresas que precisam preservar governança, flexibilidade e continuidade após o fim do Project Online.

Para complementar a leitura, você também pode acessar a demonstração completa do PSA Easy 5.0 no canal da MLPro no YouTube.

01O fim do Project Online e a liberdade de escolher a ferramenta

O Project Online será encerrado em setembro de 2026. A partir daí, é importante entender que não é preciso ficar preso ao Project e continuar trabalhando apenas nele. Com o PSA Easy 5.0, é possível continuar usando o Project mesmo após esse encerramento e, mais do que isso, trabalhar em um ambiente híbrido, combinando Planner e Project ao mesmo tempo.

A proposta é permitir que o gestor escolha, a cada momento, a ferramenta de gestão de projetos mais adequada: ora um projeto no Planner, ora um projeto no Project.

02Uma central de projetos que não fica presa ao Project

Um dos principais recursos do PSA Easy 5.0 é a central de projetos, semelhante à que existia no PWA do Project Online. A grande diferença é que o ambiente não fica mais preso ao Project: cada projeto pode ter o cronograma em Project ou em Planner, e todos podem ser visualizados no mesmo lugar.

Para cada projeto, é possível comparar a porcentagem prevista com a realizada e identificar rapidamente sua situação. Um projeto com avanço realizado superior ao previsto tende a aparecer em dia; já um projeto com baixa execução em relação ao planejado pode ser sinalizado como atrasado. Ao acessar um projeto estruturado no Planner, o usuário é direcionado ao próprio Planner para executar o trabalho de forma ágil.

03Planner: agilidade para projetos menos complexos

No Planner, o cronograma pode ser organizado por agrupamentos e cards, com histórico de versão e acompanhamento das principais atividades. Recursos do Planner Premium, como o quadro Kanban e a linha do tempo com predecessões, ajudam a visualizar a data prevista de término do projeto - algo que o Planner básico não oferece.

Ao mesmo tempo, é importante reconhecer sua principal limitação: o Planner não é recomendado para projetos de alta complexidade. Muitas empresas tentam usar apenas o Planner, mas ele não atende a todos os tipos de projeto. Por isso, uma solução híbrida não se limita a uma única ferramenta.

04Gestão de documentos (GED) baseada em SharePoint

Além do cronograma, o PSA Easy 5.0 também contempla elementos essenciais da gestão do projeto, como o gerenciamento de arquivos. A gestão de documentação é baseada em SharePoint, oferecendo uma estrutura mais completa para organizar, controlar e acessar documentos vinculados aos projetos.

É possível acessar a documentação de um projeto específico ou a pasta com todos os projetos, navegar por pastas, visualizar documentos e carregar arquivos apenas arrastando. A pasta pode ser sincronizada com a máquina, permitindo abrir e editar os documentos localmente de forma rápida. Trata-se de uma gestão eletrônica de documentos (GED) rica, que controla versões e registra quem alterou e quem pode alterar cada arquivo.

05Riscos e problemas centralizados

O PSA Easy 5.0 também centraliza listas auxiliares de riscos, reunindo todos os riscos em um único local, com probabilidade, impacto e exposição. Um campo de status ajuda a indicar se o risco está atrasado, em dia ou se já foi revisado, reduzindo a chance de que ele seja esquecido. O mesmo raciocínio se aplica aos problemas, que também podem ser acompanhados de forma estruturada.

06Project via conector MLPro e a publicação nos relatórios

Para os projetos que exigem mais rigor, o cronograma permanece no Microsoft Project. A integração ocorre por meio de um conector desenvolvido pela MLPro, que permite trabalhar com o cronograma no Project Desktop instalado na máquina, mantendo a rotina de edição, ajuste de datas e atualização da porcentagem concluída.

Ao salvar e publicar, o aplicativo carrega o documento e gera os relatórios, enviando as informações para o Dataverse, de onde os dados são retirados para análise. A publicação leva cerca de um a dois minutos e, ao terminar, as informações já aparecem automaticamente nos relatórios.

07Projetos híbridos: Planner e Project no mesmo projeto

Um dos pontos centrais do modelo é o projeto híbrido, que combina Planner e Project ao mesmo tempo. Nesse formato, as tarefas mais simples, atribuídas à equipe para execução cotidiana, podem ficar no Planner, favorecendo a agilidade; já o cronograma oficial da empresa - com início, meio e fim bem estabelecidos e compromisso com a diretoria - é mantido no Project, onde há maior rigor.

Nesse formato, as tarefas do Planner e do Project são diferentes, e as informações principais do projeto vêm do Project. A evolução natural desse modelo é uma integração ainda mais unificada, com atualização de Project para Planner e de Planner para Project, ampliando a comunicação entre as duas ferramentas dentro do mesmo ambiente.

08Relatórios gerenciais: do projeto individual ao portfólio

Os relatórios gerenciais consolidam informações tanto de Planner quanto de Project e oferecem diferentes visões para apoiar o acompanhamento por times, PMOs e executivos:

• Relatório de projetos: cada linha é um projeto, com responsável, término previsto (linha de base) e replanejado. No exemplo, um projeto escapou de 2027 para 2028, acumulando 84 dias de atraso, com 53% previsto contra 20% realizado. É uma visão executiva, usada com as equipes e na própria MLPro.
• Relatório de portfólio: reúne todos os projetos de forma condensada, mostrando quantos estão atrasados e quantos estão pendentes de atualização do cronograma.
• Relatório de marcos: os marcos são tarefas de zero dias que servem de referência, como pagamento, execução, Go Live e finalização de etapa. É possível filtrar, por exemplo, os marcos sem linha de base ou pendentes de atualização.
• One Page Report: reúne em uma única página tarefas atrasadas, em andamento e finalizadas, porcentagem prevista versus concluída, riscos, problemas, planos de ação, diário de bordo e a Curva S (linha de base, replanejado e realizado). Problemas fora de controle ficam em vermelho, dando visibilidade a questões mais sérias.

A solução conta com 46 relatórios disponíveis. Um dos mais relevantes é a análise de capacidade e alocação de recursos, que cruza cronogramas de Project e de Planner para mostrar a capacidade versus a alocação mês a mês, por recurso e por área. Essa visão facilita a identificação de recursos sobrecarregados, como pessoas com volume de horas acima da capacidade disponível ou alocadas simultaneamente em diferentes projetos, permitindo que o gerente redistribua a carga de trabalho.

09Apontamento de horas com fluxo de aprovação

O apontamento de horas pelos recursos também é tratado de forma estruturada. No Planner, quando o recurso alimenta uma atividade e estende um prazo, o cronograma pode avançar sem que o gerente saiba, comprometendo o compromisso com o prazo final.

Para evitar esse problema, a solução da MLPro utiliza uma metodologia com fluxo de aprovação. O recurso alimenta a atividade em “Minhas Tarefas” e a envia para aprovação; enquanto o gerente não aprovar, a alteração não acontece. O gerente pode aprovar ou rejeitar cada atividade, visualizando o previsto inicialmente, a porcentagem atual do cronograma e a informada pelo recurso. A mesma lógica vale para o Project, garantindo mais controle sobre mudanças que impactam prazo e execução.

10Como o PSA Easy 5.0 pode transformar a gestão de projetos da sua empresa

Com o encerramento do Project Online em setembro de 2026, muitas empresas precisarão decidir como seguir gerenciando seus projetos. O principal ponto é que não é preciso ficar refém de uma única ferramenta. Com o PSA Easy 5.0, é possível continuar com o Microsoft Project para os projetos que exigem rigor, adotar o Microsoft Planner onde a agilidade é prioridade e ainda combinar os dois em um ambiente híbrido - tudo com a robustez do ecossistema Microsoft e dados consolidados no Dataverse.

Na prática, isso significa mais visibilidade e controle para o PMO e para a diretoria: central de projetos unificada, gestão de documentos com SharePoint, controle de riscos e problemas, apontamento de horas com aprovação e um conjunto amplo de relatórios gerenciais e de portfólio. Para a empresa do leitor, o ganho é poder escolher a melhor forma de trabalhar em cada projeto sem abrir mão de governança, prazos e maturidade na gestão.

A MLPro é especialista nessa transformação. Parceira certificada da Microsoft e referência em soluções PPM, atua há mais de 20 anos e já apoiou mais de 75 mil projetos no Brasil e no exterior, ajudando empresas e PMOs a modernizar a gestão de projetos, programas e portfólios.

Se a sua empresa está diante do fim do Project Online ou quer evoluir a forma como gerencia projetos, a MLPro pode ajudar com:

• Diagnóstico e planejamento de migração do Project Online para o modelo híbrido, com uma rota de transição que minimiza riscos e interrupções.
• Implantação e customização do PSA Easy 5.0, integrando Planner, Project, SharePoint, Dataverse e Power BI conforme a realidade do cliente.
• Treinamentos e suporte contínuo para gerentes de projeto, equipes e stakeholders.
• Acompanhamento estratégico da evolução do PMO, com base em boas práticas e indicadores.

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