Project Online ainda é uma boa escolha?

A confirmação da Microsoft sobre a aposentadoria do Project for the Web gerou muitas dúvidas entre profissionais que utilizam as ferramentas de gestão de projetos do ecossistema Microsoft 365. A principal preocupação recai sobre o futuro do Project Online: afinal, ele também será descontinuado? A pergunta tem se tornado comum desde que a Microsoft anunciou oficialmente a aposentadoria do Project for the Web para agosto de 2025.

Essa notícia, por si só, trouxe um certo receio para quem usa o Project Online, especialmente porque ambas as soluções são frequentemente confundidas. A boa notícia é que o Project Online continua disponível e com suporte ativo.

O que vai ser descontinuado, de fato?
A Microsoft está fazendo uma reorganização em sua linha de ferramentas de produtividade. Com essa mudança, o Project for the Web será encerrado e todas as suas funcionalidades passarão a fazer parte do Microsoft Planner. Isso também inclui os aplicativos de Project e Roadmap dentro do Teams.

A partir de agosto de 2025:

• Redirecionamento: O acesso ao Project for the Web será redirecionado para o Planner
• Roadmaps: Deverão ser recriados como Portfólios no novo ambiente
• Centralização no Planner: Será o novo centro para gerenciamento visual de projetos simples
• Licenças: Não há necessidade de trocar licenças nem migrar dados manualmente. A transição será automática, mas requer adaptação na forma de planejar os projetos.

O que permanece inalterado com o Project Online?
O Project Online (PWA) continua funcionando normalmente. Ele não está incluído na lista de ferramentas que serão descontinuadas. A Microsoft, inclusive, mantém uma posição clara sobre isso em seus canais oficiais: os clientes podem continuar utilizando o Project Online com segurança enquanto avaliam o momento ideal para uma possível transição.

Além disso, não há nenhuma data anunciada para o fim do Project Online. Portanto, se sua empresa usa a plataforma como base para o gerenciamento de projetos com estrutura, workflows e integrações personalizadas, não há motivo para preocupação imediata.

Quando o Project Online continua sendo a melhor escolha?
A decisão de manter o Project Online está diretamente ligada à maturidade dos processos de gestão de projetos dentro da sua empresa.

Aproximadamente 90% dos clientes da MLPro ainda preferem o uso do Project Online em vez do Planner. Isso se deve ao fato de que o Project Online é uma ferramenta mais madura, robusta e consolidada, enquanto o Planner ainda não contempla todas as funcionalidades necessárias para a maioria das empresas, especialmente aquelas com processos mais complexos de gestão de projetos.

Você deve continuar utilizando o Project Online quando um ou mais dos seguintes itens são necessários para sua empresa:

• Microsoft Project Desktop: Atualmente o Project Desktop para editar cronograma.
• Projeto do Tipo Waterfall: Para projeto onde a sequência das atividades é muito importante.
• Controle de acesso Avançado: Precisa controlar acesso dos projetos de forma centralizada.
• Desenvolvimento Avançado: Precisa desenvolver automações para ler ou alterar campos do cronograma.
• Gestão de Recursos granular: Visão mais granular no número de horas gasto nas atividades.
• Aprovação de Tarefa: O recurso altera o prazo ou a % concluída de uma atividade e após isto o gerente do projeto pode aprovar a alteração.
• Campos personalizados: Utiliza campos personalizados com fórmulas e regras específicas.

Esse tipo de cenário ainda não é suportado pelo Planner, que possui limitações técnicas importantes, como número máximo de tarefas por projeto e ausência de suporte a fórmulas personalizadas.

Quando o Planner pode atender melhor?
Para algumas empresas, a mudança para o Planner pode ser natural. Especialmente para times que trabalham com tarefas mais simples, fluxos visuais e foco em colaboração direta dentro do Teams. O Planner se apresenta como uma solução mais leve e de fácil adoção, especialmente para equipes de marketing, comunicação ou pequenas iniciativas ágeis.

Avaliação estratégica: Como saber qual solução é mais adequada para sua empresa?
A escolha entre continuar com o Project Online ou adotar o Planner depende diretamente das características operacionais, da maturidade em gestão de projetos e da complexidade dos processos da sua organização.

Empresas que gerenciam um grande volume de projetos simultâneos, com estruturas complexas, múltiplas dependências, campos personalizados e integração com ferramentas como Power BI ou Power Automate, tendem a manter o uso do Project Online. A plataforma oferece controle aprofundado, maior capacidade de automação e recursos avançados de governança, sendo ideal para ambientes corporativos com exigência por rastreabilidade e métricas específicas.

Por outro lado, equipes menores, que atuam com fluxos mais visuais, tarefas menos interdependentes e foco em colaboração diária dentro do Teams, podem encontrar no Planner uma solução mais simples, intuitiva e eficiente para o seu contexto. Essa alternativa é especialmente vantajosa para áreas como marketing, comunicação, RH e squads de inovação que valorizam agilidade e visualização rápida do andamento das atividades.

Em ambos os casos, é fundamental fazer uma análise criteriosa das necessidades da empresa antes de qualquer decisão de migração ou manutenção da ferramenta atual.

Ambiente misto com Project Online + Planner?
Uma opção que recomendamos é manter o uso do Project Online para projetos mais estruturados e complexos, enquanto adota o Planner para iniciativas mais ágeis, colaborativas e de menor complexidade. Com isto ambos os ambientes podem coexistir e serão integrados por meio de relatórios consolidados, oferecendo uma visão unificada do portfólio de projetos.

Vantagens:

• Melhor dos dois mundos: Aproveita o melhor de cada ferramenta conforme o tipo de projeto.
• Transição gradual: Permite uma transição gradual e planejada.
• Redução de Riscos: Reduz riscos de interrupção operacional.
• Relatórios integrados: com o Power BI é possível criar visões consolidadas do portfólio (Planner + Project Online).
• Flexibilidade para cada Área: para diferentes áreas da empresa (TI, Marketing, RH, PMO etc.).

Requisitos Técnicos:

• Desenvolvimento de Relatórios: Integração via Power BIpara consolidar dados dos dois ambientes.
• Governança clara: É importante ter regras claras onde cada tipo de projeto será gerenciado.
• Treinamento das equipes: Para uso adequado de cada ferramenta.

Cenários de uso:

• Project Online: Projetos estratégicos e com cronogramas complexos.
• Planner: Iniciativas ágeis, projetos simples, campanhas e tarefas colaborativas.

O que você pode (e deve) fazer agora?
Mesmo que sua empresa não utilize o Project for the Web, vale acompanhar as mudanças. Afinal, elas apontam para o caminho que a Microsoft está trilhando para o futuro da gestão de projetos. Mas não é hora de migrar sem planejamento.

Aqui vão algumas ações recomendadas:

• Revise suas ferramentas atuais para entender onde está sua operação.
• Mapeie suas necessidades reais especialmente se utiliza recursos avançados.
• Planeje a longo prazo observando como o Planner evolui.
• Conte com apoio especializado para analisar o cenário de forma estratégica.

Se a sua empresa está avaliando essas possibilidades e precisa de suporte para tomar a melhor decisão, conte com a MLPro. Fale com nosso time: Clique aqui e agende um horário.

Podemos ajudar você a tomar a melhor decisão
Seja para continuar utilizando o Project Online com total eficiência ou para avaliar a adoção do Planner, a MLPro está preparada para apoiar a sua empresa. Atuamos lado a lado com nossos clientes oferecendo:

• Diagnóstico técnico completo e personalizado
• Suporte na definição de estratégia de transição ou continuidade
• Treinamentos e capacitação das equipes
• Implementação e governança de ambientes Microsoft

Nosso compromisso é garantir que a sua operação conte com as melhores ferramentas, de acordo com o momento e a complexidade do seu negócio.

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