Por mais que a gestão de projetos tenha evoluído nos últimos anos, ainda existem oportunidades de melhorias, pois muitas empresas ainda cometem falhas que podem comprometer os resultados dos projetos. Manter os resultados dentro do plano do projeto é fundamental para que as empresas possam se manter competitivas ou mesmo conquistar novos objetivos estratégicos. Neste artigo listaremos os 7 principais erros cometidos pelas empresas na gestão de seus projetos.

1. Mudanças constantes de escopo:

   A falta de um escopo bem definido é um erro comum na gestão de projetos. Muitas empresas sofrem com mudanças constantes no escopo do projeto, o que pode causar confusão, retrabalhos e atrasos. Para evitar essa falha, é importante definir claramente o escopo do projeto desde o início e garantir que todas as mudanças sejam revisadas e aprovadas antes de serem implementadas.

2. Falta de Planejamento:

   Um dos erros mais comuns é a falta de um planejamento detalhado para o projeto. É essencial definir claramente os objetivos, escopo, prazos e recursos necessários para a execução do projeto, para garantir que ele seja bem-sucedido. Os brasileiros têm a preferência pela execução ao invés de dedicar um tempo maior para o planejamento, e muitas vezes ter que replanejar ou contornar algum obstáculo que não havia sido previsto fará com que o projeto atrase ou fique mais caro. A falta de um planejamento eficiente poderá ter um impacto negativo em seus projetos.

3. Falta de comunicação eficaz:

   É essencial que o gerente de projetos estabeleça uma comunicação eficiente com todos os stakeholders do projeto, pois ele precisa disponibilizar a informação para diversos públicos na empresa e este processo de comunicação precisa estar alinhado com a estratégia, objetivos e atividades do projeto. O gerente de projetos precisa saber divulgar as informações do projeto para os diferentes públicos e quando ele não faz isso corretamente os resultados do projeto podem ser impactados. Falhas na comunicação além de gerar mal-entendidos podem gerar retrabalhos e atrasos nas entregas dos projetos.

4. Má gestão de recursos:

   Com um planejamento ineficiente, a alocação dos recursos acaba sendo prejudicada e, desta forma, provavelmente serão necessários replanejamentos e realocações de recursos, causando impacto nos outros projetos da empresa. Sabemos que tanto os recursos humanos quanto máquinas, equipamentos e até mesmo os recursos financeiros são limitados nos projetos e ter a previsibilidade de sua alocação ou utilização pode aumentar a possibilidade de sucesso dos projetos.

5. Má gestão ou ignorar os riscos do projeto:

   Todo projeto apresenta riscos que podem comprometer o andamento do projeto. Quando a empresa não realiza uma boa gestão dos riscos, ela pode ser surpreendida com problemas que podem causar impactos nos projetos gerando atrasos ou custos adicionais nos projetos. Não ter um local adequado para registrar e principalmente fazer a gestão adequada dos riscos também colabora para a gestão ineficiente dos riscos.

6. Falha no monitoramento e controle:

   Uma vez que o planejamento do projeto e o monitoramento dos riscos foi realizado, é necessário que exista um monitoramento constante do projeto, pois provavelmente ao longo do projeto serão necessários ajustes e correções de “rota”. Os projetos naturalmente tendem a desviar de seu planejamento inicial e realizar o monitoramento e controle das etapas do projeto ajudam a corrigir eventuais desvios, colocando o projeto de volta no “trilho” ou reduzindo o impacto de seus desvios. Quando o gerente de projetos deixa de dar atenção para o acompanhamento das tarefas do projeto estará colaborando negativamente para que o projeto seja concluído de acordo com o planejamento.

7. Não ter o registro de lições aprendidas:

   Muitas empresas ainda não dão a devida atenção aos problemas e principalmente aprendizados durante a implantação do projeto. É recomendado que ao término do projeto exista uma análise das lições aprendidas do projeto para que elas possam ser aplicadas em projetos futuros, impedindo assim que os mesmos problemas aconteçam novamente. O registro de lições aprendidas faz parte do processo de melhoria contínua e garantem uma evolução na maturidade de gestão dos projetos da empresa.

Para evitar estes problemas, é fundamental que a empresa tenha um sistema para ajudar na gestão dos projetos, visto que, o ecossistema em que eles estão inseridos é altamente complexo e podem sofrer alterações a qualquer momento. Além disso, investir em capacitação, tanto dos gerentes de projetos quanto nos membros da equipe irá colaborar para a evolução da maturidade na gestão dos projetos, reduzindo falhas e aumentando a probabilidade de sucesso na execução dos projetos. A MLPro oferece soluções que podem

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O novo aplicativo Planner no Teams (anunciado no final de 2023) está disponível hoje como parte do Microsoft Teams Public Preview!!!

Como uma rápida recapitulação, o Novo Planner é uma solução de gerenciamento de trabalho simples, colaborativa e flexível que é assistida por IA e integrada aos produtos Microsoft 365.

Resumidamente, a Microsoft está reunindo a simplicidade do To Do, a colaboração do Planner, o poder do Project for the Web e a inteligência do Microsoft Copilot em uma experiência simples, familiar e unificada, começando no Microsoft Teams.

Disponível no Preview

O aplicativo “Tasks by Planner and To Do” no Microsoft Teams se torna o novo Microsoft Planner no Microsoft Teams Public Preview. Segue abaixo alguns dos destaques que vem com esta prévia.

• Simplificado e mais rápido: Primeiro, você notará uma experiência de usuário mais simplificada e rápida com navegação simplificada composta por três seções principais: Meu Dia, Minhas Tarefas e Meus Planos.

• Todas as suas tarefas em um só lugar: O modo de exibição Minhas Tarefas oferece um único local para ver e gerenciar suas tarefas com filtros intuitivos e recursos de pesquisa, incluindo a origem da tarefa, para que você possa chegar rapidamente ao que mais importa para você. Isso inclui tarefas de planos básicos, planos premium, tarefas do Loop, tarefas de anotações de reunião do Teams e e-mails sinalizados.

• Todas as suas listas, planos e projetos: A nova visualização Meus Planos traz o que antes era listas de Tarefas do Outlook, planos do Planejador e projetos do Project for the web em uma coleção simplificada de planos, tornando muito mais fácil encontrar os planos mais relevantes e recentes.

• Fixe seus Planos favoritos: O novo Planner permite que você fixe seus planos mais utilizados no painel de navegação esquerdo, basta selecionar o plano e fixar!

• Obtenha mais com os planos premium: Crie um plano e comece a usar um dos vários modelos disponíveis. Você pode criar planos básicos para seu uso pessoal (podendo compartilhar depois) ou começar diretamente um plano premium com muitos recursos excelentes, incluindo planejamento da Sprint, visualização de metas, visualização de pessoas, visualização de linha do tempo com dependências, campos personalizados e muito mais.

Com o plano premium, você também pode experimentar o novo Copilot, que pode ajudar a dividir as tarefas em subtarefas, identificar o trabalho necessário para atingir as metas do projeto e responder a perguntas básicas sobre o status geral do projeto.

• Gerenciamento e controle das Metas: Crie um quadro para gerenciar e acompanhar as Metas dos Projetos.

• Planejamento de Sprint: Acompanhe o progresso com um quadro de planejamento de sprint usando as ferramentas ágeis incorporadas e equilibre a carga do trabalho em equipe usando a visão de Pessoas.

Como acessar a visualização pública do New Planner?

Se o administrador tiver ativado a opção "Versão direcionada" no portal de administração do M365 e sua assinatura do Microsoft 365 incluir o Planner, você estará pronto para conferir o novo Planner. Para obter instruções detalhadas sobre como habilitar a versão direcionada, consulte: Configurar as opções de versão padrão ou direcionada - Microsoft 365 admin | Aprenda da Microsoft.

Para aqueles interessados em experimentar os recursos premium no novo aplicativo Planner, incluindo o Copilot na visualização do Planner, você pode começar sua avaliação gratuita ou solicitar uma licença premium.

Para usuários existentes do Project for the Web com uma licença do Project, você já possui acesso aos recursos premium do novo Planner correspondentes à licença que você possui.

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O Microsoft PSA (Professional Services Automation) permite a visualização de relatórios de Portfolio, Programa e Projetos dos projetos que são cadastrados com o Project for the Web.

O PSA é uma ferramenta de software que tem se tornado cada vez mais popular entre empresas de pequeno, médio e grande porte. Essa tecnologia auxilia na organização e gerenciamento de um portfólio de projetos, sendo uma ferramenta totalmente Web, onde normalmente é usada para gestão ágil de projetos. Sendo uma opção mais simples e que tem menos recursos que o Project Online, porém mais ágil e moderna.

Tradicionalmente, alguns componentes do software PSA faziam parte de Soluções ERP para grandes empresas, mas à medida que as pequenas empresas começaram a adicionar diferentes tipos de ferramentas para responder a várias tarefas, o software PSA tornou-se uma escolha natural devido à sua escalabilidade e praticidade.

O PSA também ajuda na gestão e controle financeiro, como a definição de preços, faturamento e contabilidade.

Com o PSA é possível:

• Planejar projetos, criar estimativas e agendas de trabalho;
• Estimar e rastrear custo e receita de projeto;
• Prever os requisitos dos recursos de projetos que estão no pipeline;
• Rastrear o consumo de custo e o progresso do projeto;
• Gerenciar cotações, preços e cobrança de projetos;
• Atribuir e gerenciar recursos;
• Usar relatórios e painéis interativos para monitorar indicadores chave de desempenho para projetos bem-sucedidos;

Para ajudar as empresas na gestão de seus projetos, a MLPro desenvolveu uma solução chamada PSA EASY que permite maior visibilidade na gestão dos projetos e programas de sua empresa.

O PSA EASY foi desenvolvido a partir do Dynamics 365 e usa a mesma estrutura de projetos do Project for the web. Ele permite o controle de programas de sua empresa, dando maior visibilidade e praticidade na análise das informações.

Ao acessar um programa é possível verificar quais projetos fazem parte daquele programa. Além disso, o PSA EASY conta com um relatório que permite a análise das informações do Programa.

Além disso, O PSA EASY conta com um relatório que permite a análise das informações do Programa.

Na tela abaixo podemos consultar todos os projetos em andamento da empresa. Ao acessar consultar os detalhes do Projeto e usar as listas que permitem que o responsável pelo projeto registre informações de diário de bordo, stakeholders, riscos, problemas, solicitações de mudanças, plano de ação, documentos, entregas, aquisições, follow-up de aquisições, matriz de comunicação e financeiro.

Ao acessar consultar os detalhes do Projeto e usar as listas que permitem que o responsável pelo projeto registre informações de diário de bordo, stakeholders, riscos, problemas, solicitações de mudanças, plano de ação, documentos, entregas, aquisições, follow-up de aquisições, matriz de comunicação e financeiro.

Mais do que apenas registrar as informações, é possível consultar relatórios específicos que dão maior visibilidade das informações de seus projetos. Ao acessar as tarefas será exibida a mesma estrutura do Project for the Web com a tabela, quadro, linha do tempo, gráficos, pessoas, metas e atribuições.

Ao acessar as tarefas será exibida a mesma estrutura do Project for the Web com a tabela, quadro, linha do tempo, gráficos, pessoas, metas e atribuições.

O PSA EASY está integrado com o Power BI permitindo que o gestor faça a gestão através de relatórios que permitem maior visibilidade sobre a real situação dos projetos de sua empresa.

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